Hvornår er det tid at skifte Excel arket ud med et PPM system?

De fleste projektorganisationer har på et eller andet tidspunkt, benyttet sig af Excel til at styre projekter og ressourcer, og stiller sig selv spørgsmålet: er et PPM system løsningen?

Svaret på det spørgsmål er desværre ikke så lige til. Udover at stille sig selv det åbenlyse spørgsmål om hvad business casen indebærer, er det vigtigt at finde ud af, hvilken modenhed projektorganisationen har, da det er vigtigt at matche projektorganisationens modenhed og ambitioner med et PPM system.

Man ved med alle værktøjer at ca. 70 % af implementeringerne fejler på grund af en dårlig business case samt mangel på understøttende processer til værtøjerne.

Vær opmærksom på “modenheds gap”

Langt størstedelen af de PPM systemer, der eksisterer, kræver at virksomheder har en modenhed på 3 eller højere. En virksomhed med modenhed 2, kan IKKE modenhedsmæssigt løfte sig på den relativt korte tid det tager at implementere værktøjet. Det skyldes de standardprocesser, som produkterne kommer med, og de informationer/data som værktøjet forventer at få indrapporteret.

Sådan ved du om du er parat til et PPM system

Kan du besvare spørgsmålene?

• Har du et klart billede af de forretningsgange, som værktøjet skal understøtte, og er de identificeret sammen med krav/behov?
• Har du et klart mål om, hvad værktøjet skal bibringe organisationen af merværdi?
• Har du et klart billede af ledelsens behov?
• Hvad er dine implementerings KPI’er, og hvordan måler du, om du er på rette vej i projektet?

ligger der en klar business case udarbejdet per service som PPM systemet understøtter, og er de positive?

Vi har købt et PPM system, hvad gør vi nu?

• Overvej, hvilke projekt- og porteføljeprocesser der skal it-understøttes først
• Definer og prioriter i forhold til ledelsens ønsker og processer, der benytter eksisterende information og er lette at forankre på kort tid
• Få eksisterende projekt tool-kit på plads
• Review/oprydning i processer og dokumentation indenfor de prioriterede områder
• Hvad skal der integreres til, og hvordan
• Sørg for at undgå dataindtastninger i flere systemer (f.eks. status eller tidsregistrering)
• Sæt implementerings KPI’er

Hav tydelige og afstemte KPI’er for implementeringen og sørg for at du har en let måde at måle fremdriften på. Dette skaber fokus på forankring og anvendelse.

Sådan opstiller du en business case

Opstil business casen for et PPM system med udgangspunkt i de projekt- og portefølje services som værktøjet bidrager til, og opstil en business case per service. For eksempel:

• Den forventede indtægt ved effektiv udnyttelse af sin kapacitet, igennem brug af ressource- og tidsrapporteringsmoduler
• Værdien ved at få et produkt hurtigere på markedet, via ledelsens adgang til executive dashboard- og prioriteringsmoduler.
• Øget gevinstrealisering, i form af review af business case, assistance med planlægning af og audit af gevinstrealisering, understøttet af moduler indenfor earned value og project communication management.