Er dit samarbejde med leverandøren gået i rød?

Benyt sommervarmen til at tage temperaturen på dit leverandør samarbejde med 5 essentielle spørgsmål.

Samarbejdet knirker, tingene går ALT for langsomt, og den eneste løsning lader til at være et nyt udbud. Men tøv en kende, inden du smider leverandøren på porten – måske er der en bedre og mere effektiv løsning på problemet. Det kræver dog en hudløst ærlig analyse – af både leverandøren, jer selv og selve jeres leverandørsamarbejde!

I kan stadig nå at vende skuden

Vi ser ofte, at samarbejdet kører af sporet på et tidspunkt i kontraktperioden. Og det er faktisk sjældent, at det 100 % er leverandørens fejl. Så selvom det er fristende at give leverandøren hele skylden, kan det ofte betale sig lige at holde spejlet op foran jer selv – ellers risikerer I, at ”aben flytter med” til en ny leverandørkontrakt. Inden I trækker udbudskortet, bør du derfor stille dig selv disse 5 spørgsmål om jeres samarbejde. Højst sandsynligt kan I nemlig nå at få det tilbage på ret køl igen!

1. Stemmer kontrakten stadig overens med jeres behov?

Er jeres nuværende behov ændret væsentligt, siden I indgik kontrakten? De fleste virksomheders behov ændrer sig i løbet af en kontraktperiode, og derfor er det en god idé at udforme kontrakten, så den kan ændres i takt med behovene i din organisation. Oplever du, at leverandøren får svært ved at opfylde leverancen, så overvej, om det skyldes, at kontrakten trænger til en tilpasning efter nye behov eller nye leverancemetoder hos leverandøren. Måske indebærer jeres nuværende situation, at kontraktens beskrivelse af samarbejdsorganisationen ikke længere er dækkende for det samarbejde, I ønsker jer nu?

2. Får I det optimale ud af møderne?

Fungerer de møder, I afholder sammen? Der kan være mange årsager til, at møderne føles som spildtid, og ofte spiller forberedelse og kommunikation en stor rolle. Sørg for, at der fremsendes fyldestgørende materiale forud for møderne og i tilstrækkelig tid til, at begge parter kan nå at være velforberedte. Og sørg desuden for at der føres referat af jeres møder, hvor det står klart, hvilke beslutninger der blev truffet og hvilke udeståender, der skal løses – af hvem og hvornår. Her er det også en god idé at overveje, om I anvender muligheden for eskalationer på en hensigtsmæssig og effektiv måde, så I undgår forsinkelser fx fordi I for sent bringer problemet videre til personer med den rette beslutningskraft.

3. Er der de rigtige folk med ombord?

Det kan være svært at bevare overblikket, hvis enten I eller leverandøren har udskiftet nøglepersoner flere gange i løbet af samarbejdet. Derfor er det en god idé at tage et kig på både de tekniske og kommercielle roller. Er de nødvendige kompetencer til stede, både hos leverandøren og hos jer selv? Kan uddannelse eller tilknytning af en mentor eller senior-kompetence hurtigt øge kompetenceniveauet, hvor det er tiltrængt?

4. Udnytter I leverandørens fulde potentiale?

Anvender I aktivt leverandørens kompetencer til fx at skabe forbedringer i leverancens set-up? Herunder fx ’continuous improvements’, anvendelse af ny teknologi, årlige inspirations workshops, andre måder at levere på mv. Og når du er i gang med at vurdere jeres aftaler, så check lige, om der er ydelser i aftalen, der med fordel kan udgå, fordi de kan løses bedre andetsteds. Eller omvendt om der er områder, som med fordel kan tilføjes aftalen, fordi leverandøren viser sig at excellere på dette punkt.

5. Er kontrakten stadig fordelagtig for leverandøren?

Der er en grund til, at vi kalder det for et samarbejde. Begge parter skal have værdi ud af det. Så hvis du fornemmer problemer med leverancerne, er det måske fordi, kontrakten er blevet ufordelagtig for leverandøren – eller måske direkte tabsgivende? Det kan fx ske på grund af mer- og mindreforbrug af visse elementer, eller på grund af at leveranceområder er udgået eller nye ydelser er introduceret. Overvej, om de aftalte priselementer er blevet en forhindring i forhold til, at begge parter anser aftalen som økonomisk attraktiv. Giver det mening at genforhandle elementer af aftalen, så den bedre afspejler det omkostningsbillede, som leverandøren har, og det du betaler for?