Sådan sikrer I styringen af jeres it-systemportefølje

Én ting er at kortlægge jeres it-systemportefølje som offentlig myndighed. En anden er at formulere en handlingsplan, der sikrer, at både overblik og styring af porteføljen består – også efter review i Statens It-råd.

For Domstolsstyrelsen var der særligt 4 faktorer i tilgangen til porteføljen, der hjalp dem i mål med en bæredygtig handlingsplan. Få it-direktør Martin Woods indsigter og råd til, hvordan I selv kan gøre dem kunsten efter.

Domstolsstyrelsen i tal

Domstolsstyrelsen har til opgave at administrere og udvikle Danmarks Domstole, og har ca. 2.400 ansatte fordelt på bl.a. 24 byretter, overordnede og øvrige retter, administration og HR. Med 40 it-systemer, hvoraf halvdelen er forretningskritiske, er det nødvendigt med en dedikeret indsats for at styre og udvikle organisationens it. Som en del af deres review hos Statens It-råd lagde styrelsen derfor stor vægt på at formulere og eksekvere en grundig handleplan med udgangspunkt i 4 kerneelementer:

1. Etablér et fagsystemkontor

Først og fremmest handler det om at anerkende vigtigheden af it som en strategisk del af organisationen. For Domstolsstyrelsen manifesterede det sig ved etableringen af et helt nyt it-fagsystemkontor i 2019. Kontoret fik ansvaret for at varetage drift og vedligeholdelse af styrelsens systemer, og samtidig koble dem til forretningen. For at sikre den sidste del, blev kontoret ikke kun udrustet med 8 systemejere, men også med et tæt samarbejde med forretningsejere, der er placeret i styrelsens center for udvikling. Forretningsejerne er nemlig helt fortrolige med både forretningen og ændringer i lovgivningen, og kan derfor aligne systemejernes tekniske arbejde med forretningens behov.

2. Giv systemejerne magten

For Domstolsstyrelsen betød det nye fagkontor også en erkendelse af, hvordan decentralisering kunne være en fordel i handlingsplanen. Eftersom systemejerne kender de enkelte systemer bedst, er det nærliggende, at det også er dem, der træffer beslutningerne om dem. Derfor har styrelsen også givet det økonomiske forvaltningsansvar og beslutningskompetencerne til de 8 systemejere, der indgår i fagkontoret. Det kan lyde farligt, og for mange myndigheder vil det måske også være en meget usædvanlig beslutning. For Domstolsstyrelsen gik det imidlertid over al forventning, og budgetterne har sjældent ramt bedre plet. Ved at lade systemejerne bestemme sikrede styrelsen nemlig, at midlerne bliver brugt på den bedst mulige måde og med afsæt i forretningens behov.

3. Hav en tydelig legacystrategi

De færreste organisationer kan se sig fri af en vis mængde teknisk gæld eller legacy-systemer. Og i arbejdet med den slags systemer er det ikke bare nødvendigt, at de bliver udskiftet. Det er også vigtigt at lægge en plan for, hvordan man inddæmmer og undgår yderligere teknisk gæld i fremtiden. For Domstolsstyrelsen udmøntede det sig i en decideret legacy-strategi, hvor der løbende udskiftes enten hele legacysystemer, eller komponenter og dårlig kode i et ellers sundt system. Dette gøres oftest i samarbejde med leverandørerne for at fremtidssikre systemet.

4. Lad ikke handleplanen stå uden for strategien

Det er vigtigt, at it-handlingsplanen ikke bliver en isoleret indsats kun for it- og driftsmedarbejdere. Hvis I vil bevare den gode porteføljestyring, skal vedligeholdelse og systemudvikling skrives ind i jeres overordnede strategi. Domstolsstyrelsen har således sat handlingsplanen på dagsorden i både strategi, budgetprocesser og årshjul. På den måde bliver handlingsplanen nemlig forankret i organisationen, og it-systemporteføljen får en naturlig plads i prioriteringen med et årligt arbejdsprogram og et 4 årligt strategireview.

Var It-rådet enige i det hele?

Kort sagt: nej. Selvom it-systemporteføljen blev godkendt, lød der fra Statens It-råd en anbefaling om, at Domstolsstyrelsen skulle skrue lidt ned for antallet af parallelle aktiviteter. Dette var en anbefaling, som styrelsen dog valgte at ignorere, da de ikke kunne se, hvilke aktiviteter de havde råd til at undvære. Så det er værd at huske, at I som myndighed skal bruge It-rådet som en guide og en kompetent sparringspartner – men ikke en dommer. Det endelige beslutningsmandat ligger hos jer selv. 

4 gode råd til andre myndigheder, der skal til review i Statens It-råd :

• Vær aktiv i jeres handlingsplan. Den skal ikke bare være en liste over jeres it-systemer, men en beskrivelse af, hvordan I vil bruge og vedligeholde dem.
• Lav en it-handlingsplan der er så konkret og målbar som mulig, så I nemmere kan dokumentere fremskridt og next steps.
• Vær forberedt på, at reviewet kigger ret bredt. Det er ikke kun teknikken, der er under lup, men også kompetenceudvikling, interessentanalyse og andre aktiviteter i organisationen.
• Der skal være en kobling mellem handlingsplanens aktiviteter og organisationens strategi, så de to komplimenterer hinanden.

Hvor ved vi det fra? 

Artiklen er baseret på det oplæg, CIO ved Domstolsstyrelsen, Martin Wood, og enhedenschef Katrine Bork gav på Peaks webinar “Porteføljestyring af statslige it-systemer”.