PPM har fået sit gennembrud – eller?

Projektporteføljestyring er mere aktuelt end nogensinde, men lad ikke følelserne styre, når der skal vælges i junglen af styringsværktøjer.

Der er mange faldgrupper, som kan hindre en succesfuld implementering. Men ved at følge nogle få simple råd, øges sandsynligheden for, at PPM projektet går godt.

Ifølge antallet af virksomheder som har startet en dialog om anskaffelse af værktøjer til projektporteføljestyring (PPM), er 2015 er blevet året, hvor fokus på systematisk prioritering af hvilke projekter, en virksomhed skal gennemføre, har fået sit længe ventede gennembrud.

Der har hidtil blot været en håndfuld større PPM-projekter i Danmark. I år, har der til dato allerede været mere end ti større projekter, og flere vil helt sikkert komme til i årets sidste måneder. Dette gør 2015 til et rekordår for PPM-projekter i Danmark. Den vurdering understøttes af bla. IDC, der estimerer, at det globale marked for projekt- og porteføljestyring i snit vokser med 7,8 pct. årligt frem til 2018.

Oversvømmes af projekter

En af de bagvedliggende årsager til væksten skal findes, i virksomhedernes ønsker at gennemføre mange it- og udviklingsprojekter til effektivisering og tilpasning til ændrede markedsvilkår. Det skaber ofte flere projekter, end der er ressourcer til at gennemføre, hvilket igen skaber et konkret behov for prioritering.

De mange projekter og kompleksiteten i informationsbehov betyder også, at virksomhederne kigger efter dedikerede it-løsninger til porteføljestyring, da de hjemmestrukturerede Excel ark ikke længere kan følge med. Det er her der skal passes på, at PPM implementeringen ikke blot bliver endnu et projekt i den i forvejen store projektmængde.

Der er desværre stadig en relativ stor procentdel af PPM projekterne der ikke bliver succesfulde.

Årsagerne til dette er mange, men de typiske er:

• Den valgte løsning er fantastisk at gemme data i, men umulig at få data ud af
• Brugervenligheden af løsningen er mindre god, hvilket afholder brugerne i at anvende den
• Den valgte løsning er blevet unødig kompleks
• De processer som løsningen kræver er ikke tilstede i organisationen

Når disse problemer opstår, er det ofte et resultat af, at valget ikke er tilstrækkeligt fokuseret på, hvilke problemstillinger som løsningen skal understøtte.

PPM løsninger er ikke “One size fits all”

Der er stadig mange PPM anskaffelser, der ikke er baseret på let forståelige rationaler. Dette skyldes ikke manglende kompetence hos dem, der vælger, men at markedet for PPM-værktøjer i dag er komplekst, og antallet af mulige løsninger er steget så markant, at førstegangskøberen ikke har en chance for at vurdere samtlige løsningsalternativer. Derfor bliver løsningerne valgt med maven fremfor med hovedet. Eller sagt på en anden måde: Løsningerne vælges ud fra subjektive frem for objektive kriterier.

Mange bliver forblændet af en funktionalitet eller en smart feature uden at tænke på, om man overhovedet har behov for den, eller hvad det kræver at implementere den.

Fokus på “Hvorfor” og “Hvordan” frem for “Hvad”

De PPM implementeringer der lever op til forventningerne, som bliver en succes og hurtigt skaber værdi, er dem der igennem hele forløbet er bevidste om målet og vejen dertil. Der er mere fokus på proces (Hvordan), fremfor funktionalitet og features (Hvad).

Det er de projekter, der tager højde for modenheden i den organisation der implementeres, således at løsningen ikke kommer til at virke overvældende og kompleks for brugeren. Ved at følge disse få anbefalinger øges sandsynligheden for et succesfuldt PPM projekt, og vil være medvirkende årsag til, at væksten i Porteføljestyring ikke længere kun skal måles i antal anskaffede løsninger, men også i antal velfungerende løsninger.