Opskriften på en effektiv styregruppe – findes den?

’Projektets styregruppe’ er en bog, der tager styregruppen i hånden og guider til succes ved hjælp af teori, praksis og anbefalinger. Alle projekter er forskellige og derfor vil et projekts forløb altid variere, hvilket er ensbetydende med, at der ikke findes én endegyldig opskrift på vejen til succes, men med bogen ’Projektets styregruppe’ i hånden, så er man godt på vej.

Det kræver ikke en doktorgrad for at se logikken i, at dem der har noget på spil samtidigt er de mest engagerede, men hvordan får man de resterende medlemmer i en styregruppe til at føle samme engagement omkring projektet?

Det gør man først og fremmest ved at undersøge projektets udfordringer, rammer og gevinster – derefter kan man finde værktøjskassen indenfor roller og ansvar frem.

I den forbindelse har Peak Consulting Group foretaget en undersøgelse, der omhandler udfordringer i styregrupper. Over 200 deltog i undersøgelsen, hvoraf 52% var projektledere.

Roller og ansvar – hvem bestemmer?

72% af de adspurgte skabte evidens for, at en af de udfordringer som mange styregrupper møder, er, at styregruppemedlemmerne ofte er i tvivl om deres individuelle roller samt deres mandat til at træffe beslutninger. Det skaber konflikter og trækker beslutningsprocesserne i langdrag.

“Folk undgår helst at indrømme, at de har udfordringer i styregruppen, men når først æsken åbnes, så vil folk gerne indrømme, at de også har udfordringer i deres organisation.” – Henrik Timm, Peak Consulting Group.

Denne tvivl medvirker til, at styregruppens medlemmer er i tvivl om, hvordan de kan hjælpe deres projektleder; hovedsageligt fordi rollerne er uklare, derfor er der en usikkerhed om medlemmernes bemyndigelse i forhold til at tage affære.

Undersøgelsen viste at til trods for, at virksomheder og projekter er forskellige, så er det ofte de samme udfordringer som styregrupperne støder panden i mod.

Når prestige vinder over lyst.

46% af de adspurgte mente ikke, at de reelt set har tiden til at indgå i styregruppearbejdet. Det kan være et kæmpe problem for projekterne.

Et problem, der ofte også opstår, fordi det anses som værende prestigefyldt at være med i en styregruppe, da mange forbinder det med magt og ansvar, så selvom tiden er trang, bliver det et ja tak, når titlen tilbydes.

De siger, de har tid nok – højst sandsynligt fordi de ser det som en billet til at avancere i hierarkiet – men ved de overhovedet, om de har tid nok?

Undersøgelsen vidner blandt andet om, at det i virksomhederne er en udfordring, at styregruppemedlemmerne ikke dukker op til styregruppemøderne eller melder afbud i sidste øjeblik. En useriøshed og en indikation på manglede engagement, som smitter af i styregruppen.

Hvad er den rette størrelse på en god styregruppe?

Det kan være vanskeligt at træffe beslutninger, hvis man er for mange om beslutningen. 68% mente, at det mest optimale antal i en styregruppe er 3-4 styregruppemedlemmer.

Det er setup’et, der er bag styregruppen, som er det vigtigste. De beslutninger der træffes i styregruppen, skal være realistiske for de personer som beslutningerne involverer og som ikke er en del af styregruppen, altså medlemmerne.

Til enhver tid bør en projektleder være i stand til at svare på spørgsmålet om; hvem består projektgruppen af? – og har alle mine projektdeltagere en leder? – og står det klokkeklart, hvem der har ansvaret, når der opstår konflikter eller udfordringer?

Projektets udvikling og succes afhænger i høj grad af, at styregruppen er med fra start, får afklaret og præciseret de forskellige roller samt afklaret hvilke ansvarsområder, de indebærer.

Det kan være hensigtsmæssigt at udskifte nogle af styregruppemedlemmerne igennem projektets faser. På den måde vil styregruppen hele tiden være afhængig af at kende projektets aktuelle status.

For mange projekter gælder, at det er en fordel at have en driftschef eller en vedligeholdelseschef med i styregruppen; en der skal overtage produktet, som er med fra start til slut.

Den vigtigste kompetence er, at man har en helhedsforståelse og ikke blot kender til en del af projektet, da det også medvirker til, at man forstår konsekvenserne for projektet, afhandlinger og beslutninger, der bliver truffet i styregruppen.