Gevinster ved it-systemporteføljestyring

Arbejder du i en statslig myndighed med årlige it-omkostninger for over 30 mio? Så er review i Statens It-råd en obligatorisk aktivitet, der kræver både gennemgang og nøje kortlægning på alle niveauer af organisationen.

Og det kan være en stor mundfuld, hvis I som myndighed ikke har it-organisationens tech-overblik eller -tilgang. Lær af Vejdirektoratets proces og dialog med It-rådet, og bliv klogere på, hvordan I selv griber opgaven an og får den fulde gevinst af indsatsen.

Undervurder ikke omfanget af opgaven

For Vejdirektoratet var brugen af it-systemer i høj grad et middel til at udføre opgaver og i mindre grad udtryk for strategiske beslutninger på tværs af organisationen. Reviewet viste sig at blive en kærkommen lejlighed til at optimere i en systemportefølje, der gennem flere år havde opbygget teknisk gæld og et fragmenteret it-landskab. Resultatet blev et langt større overblik, øgede it-kompetencer og et stærkere planlægnings – og projektniveau på tværs af organisationen. Men det kom ikke af sig selv. Det tog 2 fuldtidsmedarbejdere 9 måneder at skabe et overblik over de 234 it systemer, der blev brugt på tværs af hele organisationen.

Skab retning med et målbillede og en sourcingstrategi

Med over 200 forskellige it-systemer var der tale om et stort og fragmenteret it-landskab i Vejdirektoratet. Og opererer man med så mange systemer, er det nødvendigt at kunne prioritere og vurdere, hvilke der skal indgå i it-handlingsplanen.

For Vejdirektoratet indebar dette at reducere antallet af kortlagte it-systemer fra 234 til 87 baseret på deres kritikalitet og væsentlighed. Med udgangspunkt i et it-målbillede og en sourcingstrategi, blev der skabt en strategisk retning for digitalisering og it på tværs af organisationen.

Kom den tekniske gæld til livs

De fleste organisationer sidder med en grad af teknisk gæld i deres it-systemer. Det er der som sådan ikke noget fordækt i.

Men jo ældre systemet bliver, jo dyrere bliver gælden at afvikle, eller omkostningerne ved at vedligeholde systemet. For Vejdirektoratet afslørede it-handlingsplanen visse udfordringer med den tekniske gæld i form af forældede systemer, manglende dokumentation samt viden og adgang til de få nøglepersoner, der kunne operere og vedligeholde et givent system.

Mange af systemerne var egenudviklede og personafhængige, så der manglede videndeling mellem medarbejdere. Vejdirektoratet har derfor nu et mere tværgående it-landskab og tænker systemer ind i en større sammenhæng end blot den enkelte opgave. Desuden bliver medarbejdere uddannet og trænet, for at undgå eventuelle flaskehalse igen.

Udnyt dialogen med It-rådet

Selve samarbejdet med It-rådet har flere fordele i forhold til arbejdet med it-systemporteføljen. It-rådet er nemlig ikke kun en ”domstol”, men også en værdifuld sparringspartner med konkrete anbefalinger til, hvordan det nyligt fundne overblik kan bibeholdes. Vejdirektoratet blev fx anbefalet at tydeliggøre beslutningsveje og ansvar i it-systemer, at reducere antallet af parallelle initiativer samt at prioritere kompetenceopbygning blandt medarbejdere. Disse anbefalinger oversatte Vejdirektoratet til følgende konkrete tiltag:

• Der blev defineret og implementeret roller og ansvar på alle væsentlige it-systemer.
• Der blev oprettet et årshjul for it-handlingsplanen, og med det en prioriteret tilgang til indsatser og initiativer.
• Der blev udviklet en ensartet governance for videreudvikling og vedligeholdelse organisationens it-systemer.
• Der er planlagt kompetenceopbygningsforløb for både it-medarbejdere og Vejdirektoratets medarbejdere generelt.

Gevinsterne kan mærkes!

Det omfattende arbejde med kortlægningen og dialogen med It-rådet skabte tydelige gevinster for Vejdirektoratet. Det gælder selvfølgelig det nye, forkromede overblik over it-landskabet og rollerne i det. Men ifølge CIO, Hanne Sommerfelt, har Vejdirektoratet også lært at stille højere krav til deres leverandører – også når det gælder it i forbindelse med f.eks. entreprenørarbejde.

Desuden har arbejdet været en øvelse i at tænke it på tværs af organisationen og således skabe bedre og bredere investeringer i nye it-systemer. På den måde har kortlægningen og review ikke kun været en obligatorisk aktivitet, men også en god investering for Vejdirektoratet som helhed.

Hvor ved vi det fra? 

Artikelen er baseret på det oplæg, CIO ved vejdirektoratet, Hanne Sommerfelt, gav på Peaks webinar “Porteføljestyring af statslige it-systemer”.