Brug effekt som ledestjerne i projektarbejdet

Et synligt og klart formuleret fokus på effekt styrker ikke kun projektet internt, men også tilknytningen, medejerskabet og opbakningen fra interessenter.

Flere af vores kunder fortæller, at betydningen af at arbejde med effekt allerede fra starten af et projekt, sikrer klarhed om formålet og de gevinster, projektet skal levere. Det understreger et survey, vi gennemførte på vores webinar om Effekt som kerneelement i Half Double. Her svarede hele 72% af deltagerne, at de gerne vil bruge værktøjet Effektkort, og 74% at de gerne vil bruge værktøjet Effektbaseret løsningsdesign. Men hvad indebærer disse værktøjer, og hvordan kan du bruge dem i dit eget projekt?

Undervurder ikke de visuelle virkemidler​

Det hurtige overblik, som projektværktøjernes visuelle tilgang giver, betyder, at alle projektets deltagere kan være med. Deltagerne kan nemlig meget enkelt se, hvad gevinsterne/effekterne er på plakater i projektrummet, og behøver dermed ikke dykke ned i længere rapporter, hvor sætninger skal tolkes grundigt og pointer skal graves frem. Det giver en langt bedre kollektiv fornemmelse for, hvad I har opnået i projekterne, og hvad der stadig ligger foran jer.  

Effekten spreder sig som ringe i vandet

En tilgang, der fokuserer på at levere effekt løbende fra projektets start til slut (og kommunikerer det visuelt), fungerer ikke kun som en ledestjerne for det enkelte projekt. Hvis kommunikationen om et projekts output bliver igangsat tidligt og jævnligt, vil fortællingen sprede sig som ringe i vandet, og nå ud til både resten af organisationen og ikke mindst interessenterne. Og særligt interessenternes begejstring og positive oplevelse af projektets leverancer er et vigtigt skridt på vejen i forandringen og i sidste ende projektets succes. Dette understreges af princippet ”Stakeholder satisfaction is the ultimate success criteria, som beskrives i rapporten Project Half Double, results of Phase 1 and phase 2 (Aarhus University, June 2019) om kerneelementet Effekt.

Skab effekt med 3 værktøjer

I Half Doubles struktur er der defineret tre kerneelementer Effekt, Fremdrift og Lederskab med hver deres gruppe af værktøjer og metoder.

Kerneelementet Effekt benytter nedenstående tre værktøjer. I denne artikel gennemgår vi de 2 værktøjer, der blev behandlet på vores webinar, nemlig Effektkort og Effektbaseret løsningsdesign. 

• Effektkort
• Effektbaseret løsningsdesign
• Pulstjek

Skab tilslutning med Effektkortet

Effektkortet hjælper med at afdække, hvorfor projektet bør gennemføres, og hvordan det bidrager til organisationens/virksomhedens strategi.

På den måde klarlægger det projektets betydning, og er dermed med til at skabe den nødvendige opbakning fra ledelsen. Ofte er en vigtig succesfaktor for projektet nemlig, at projektejerens mandat er på linje med projektets strategiske betydning.

Ligger projektejerens mandat på et lavere niveau end projektets strategiske betydning, kan det blive svært at håndtere udfordringer i projektet, der kræver en ledelsesmæssig stillingtagende i nuet. Og ledelsesmæssig håndtering af udfordringer er netop et af de principper, som den agile tilgang bygger på for at skabe hurtig fremdrift.

Forbindelse

Effektkortet er nært forbundet med de klassiske projektværktøjer Målhierarkiet, SMART og fra PRINCE2 PID- dokumentet, gevinstkortet og Slutproduktbeskrivelse, og fra IPMA Kompleksitetsvurderingen, hvor projektets strategiske betydning vurderes.

Det er vigtigt at få udarbejdet Effektkortet i starten af projektet sammen med projektejeren og dem i organisationen/virksomheden, der skal høste frugter af den effekt, projektets leverancer leverer. Men husk at genbesøge effektkortet flere gange undervejs i projektets gennemførsel, så I er sikrer på, at projektets leverancer fokuserer på de rette effekter, samt at der ikke er sket ændringer i organisationen/virksomheden, som har betydning for de identificerede effekter.

Skab medejerskab blandt deltagerne

Effektbaseret løsningsdesign er i virkeligheden en enkel proces, hvor projektlederen og projektejeren planlægger vejen frem til at få beskrevet projektets effektkort og løsningsdesign.

Processen har en meget enkel tilgang: Der planlægges 5 workshops med hvert sit formål, indhold og deltagere. For hver afholdt workshop, indsnævres fokus yderligere, og værktøjet fungerer på den måde som en tragt, der bringer jer tættere på at identificere de egentlige effekter i projektet. Herved kan alle workshopdeltagere se, hvordan man som deltager skal sikre, at der bliver taget beslutninger på workshoppen, for at projektet kommer nærmere et løsningsdesign. På den måde undgår I de klassiske workshops, hvor deltagere ikke kan blive enige om fx projektets kravspecifikation. Dermed bliver der taget ”livtag” på den uendelige mængde af workshops, som ofte bliver afholdt i forbindelse med projekter.

Vi kan kun anbefale at man at man ser nærmere på værktøjerne under kerneelement Effekt, hvis man ønsker at blive inspireret af projektværktøjer der kan skabe ringe i vandet  i organisationen/virksomheden.