4 tips til dig, der er offentlig indkøber og vil bruge SKI

SKI 02.22 it-driftsaftalen har rammesat og på mange måder forenklet it-sourcing i det offentlige. Alligevel er der en række faldgruber, du som offentlig indkøber kan falde i, hvis du ikke har benyttet dig af aftalen før.

Uanset om det er direkte tildeling eller miniudbud, så er der en række ting, du skal være opmærksom på, når du bevæger dig ud i it-sourcing i det offentlige via SKI. På webinaret “Er du offentlig indkøber af it-driftsydelser?” gennemgår vores konsulenter Erik Pedersen og Helle Roslev it-driftaftalen og kommer med 4 vigtige pointer til dig, der overvejer at bruge den. Du kan læse en opsummering eller se hele webinaret herunder.

1. Undervurder ikke din egen rolle som kunde

Som offentlig indkøber er det jo egentlig dig, der er kunden. Men rollen som kunde forpligter, hvis I vil opnå det optimale resultat med aftalen. Sørg for at have afklaret, hvad jeres reelle behov er, inden I begynder at tale med leverandører, for eksempel ifm. markedsdialog. Hvad skal I have sourcet? Og mindst lige så vigtigt: Hvad skal I blive ved med at gøre selv?

2. Lav en nøjagtigt situationsbeskrivelse og leverancebeskrivelse

Leverandørerne ved kun det, I fortæller dem. Og det er jeres ansvar, at I ifm. miniudbud finder den rigtige leverandør. Som indkøber er det derfor vigtigt, at du laver en meget nøjagtigt situationsbeskrivelse og leverancebeskrivelse, så leverandøren ved præcis, hvad der skal leveres. En alt for overordnet beskrivelse kan ende med at koste jer både tid og penge, fordi leverandøren i sidste ende ikke kunne levere det, I skulle bruge.

3. Få kortlagt forandringerne

It-sourcing kommer til at ændre hele eller dele af jeres drift. For at undgå overraskelser er det derfor en rigtig god idé at lave et map over jeres nuværende drift ift. den kommende drift, når de definerede SKI-ydelser er søsat. Hvad bliver tilføjet, hvad udgår, og hvad forbliver det samme? Og hvordan påvirker disse elementer hinanden? Også samarbejdet med en ny leverandør ud fra den nye kontrakts vilkår er vigtigt at forholde sig til som kunde. Der kommer nye rapporter, nye samarbejdsfora etc. som skal kortlægges.

4. Vær ikke bange for at bruge en rådgiver

Det kan blive rigtig dyrt i både penge, tid og mistet effekt, hvis I vælger den forkerte leverandør. Derfor kan det være en god idé at bruge en rådgiver på de områder, du og dine kolleger ikke har erfaringer med. En rådgiver kender markedet samt kravene til dokumentation og kravsudformning, men også de faldgruber, der er forbundet med dem. Så er I sikre på, at den aftale, I ender ud med, rent faktisk svarer til det behov, I havde, da I startede.