Start ditt prosjekt med den riktige avslutningen

De planlagte endringene er både meningsfylte og i tråd med strategien. Lederen er synlig på talerstolen, og kommuniserer helt ut til medarbeiderne. Folk er nemlig i første omgang mer opptatt av hva de selv skal si farvel til, enn hvor organisasjonen skal hen. Det glemmer mange ledere, men ikke mist motet. Det er hjelp å få i to tommelfingerregler innenfor prosjektprinsipper, gevinstrealisering og endringsledelse.

Vi skal ha et nytt porteføljestyringssystem! Vi skal outsource vår IT! Vi skal legge to avdelinger sammen! Du kjenner den slags kunngjøringer, og du har sikkert også opplevd at det som skal være en holdeplass på veien i et prosjekt ofte blir endestasjonen.

Det nye IT-systemet ender med å være hensikten i seg selv uten noen nevneverdig strategisk sammenheng. Kanskje er systemet direktørens kappløp, kanskje blir han/hun målt på å få det innført. Når middelet blir målt kommer organisasjonen på avveie, og det er lett å forestille seg at å få folk ombord kan være vanskelig.

Mer interessant er det hvorfor det også kan gå galt når personellet faktisk er nøye utvalgt og gir mening. Hvorfor nøler folk stadig? Fordi meningen – det store hvorfor – ikke er det første folk er opptatt av. Det kan to grunnleggende prosjektprinsipper tyvlånt fra APMG’s rammeverker Managing Benefits og Change Management hjelpe med å forklare.  

Start with the end in mind

I gevinstrealisering sier man: Start with the end in mind – planlegg dine prosjekter etter hvor din organisasjon skal.

Er endestasjonen å være Norges beste bank, så skal ikke en ny nettbank lanseres alene fordi direktøren er misunnelig på konkurrentens digitale løsning. Da er det ikke et relevant stopp på veien.

Det er strategien som må fortelle hva det vil si å være Norges beste bank – og hva som mangler i dag for å være det – større omsetning, flere kunder osv.  – hvilket igjen dikterer hvilke målbare forbedringer som skal innkasseres for å komme dit, for eksempel høyere brukertilfredshet.

Bidrar en ny nettbank til å komme i riktig retning så er det en relevant gevinst. Ellers ikke.

Mange organisasjoner feiler her, men ikke din, det er klart. Dere har the end in mind. So far so good. 

Beginning with endings

I endringsledelse sier man: Beginning with endings – altså umiddelbart samme budskap som i gevinstrealisering om å ha fokus på endemålet. Eller hva? Nei.

Slett ikke. Poenget er her, at vil man som leder ha medarbeiderne til å gjøre noe nytt – som å gi råd til kundene om en ny nettbank – må man akseptere at medarbeiderne sikkert vil være opptatt av at de skal si farvel til en løsning de kjenner og er fortrolige med – den gamle nettbanken. Dette kan være vanskelig for dem.

Ledere er opptatt av sluttmålet, men ofte vil medarbeiderne tenke på det de nå ikke skal gjøre lengre, fordi det fører dem ut av komfortsonen. Helt firkantet stilt opp tenker lederen at organisasjonen beveger seg mot noe bra. Medarbeiderne (og mellomlederne) opplever i første omgang at de beveger seg vekk fra noe bra.

Prosjektprinsipper

Alle har ”the end in mind” – men det er altså forskjellige avslutninger man er opptatt av. Husk det! Og snakk om det enten du er leder eller medarbeider.

I mange organisasjoner handler det ikke om å gå fra god til supergod når det kommer til endrings­ledelse og gevinstrealisering. Det handler om å overhodet komme over startlinjen. Så neste gang en kollega i din organisasjon i beste mening vil sette noe i gang, som enten ikke har noe med strategien å gjøre eller ikke har fokus på å få folk med – så sier du høflig, men bestemt som den morsomme i klassen:

• Start with the end in mind – G for God dag til Gevinstene men først
• Beginning with endings – F for Farvel til det gamle via endringsledelse

Det løser ikke alt, men det er en begynnelse. God fornøyelse.