Oppskriften på en effektiv styringsgruppe – finnes den?

’Projektets styregruppe’ er en bok som tar styringsgruppen i hånden og leder veien til suksess ved hjelp av teori, praksis og anbefalinger. Alle prosjekter er forskjellige og et prosjekts forløp vil alltid variere, noe som er betyr at det ikke finnes én enkel oppskrift på å nå målene sine. Med boken ’Projektets styregruppe’ i hånden, er man likevel på god vei.

De mest engasjerte er de som har noe på spill. De som kan se formålet og gevinsten på lengre sikt. De som har hendene på kokeplaten … – Henrik Timm, Peak Consulting Group

Det krever ikke en doktorgrad for å se logikken i at de som har noe på spill, også er de mest engasjerte – men hvordan får man de resterende medlemmene i styringsgruppen til å føle samme engasjement rundt prosjektet? Det gjør man først og fremst ved å undersøke prosjektets utfordringer, rammer og gevinster – deretter kan man finne frem verktøykassen for roller og ansvar. I den forbindelse har Peak Consulting Group foretatt en undersøkelse som omhandler utfordringer i styringsgrupper. Over 200 deltok i undersøkelsen, hvorav 52% var prosjektledere.

Roller og ansvar – hvem bestemmer?

72% av de spurte viste at en av utfordringene som mange styringsgrupper møter, er at styringsgruppemedlemmene ofte tviler på sine individuelle roller samt deres mandat til å ta beslutninger. Det skaper konflikter og lange beslutningsprosesser.

Denne tvilen bidrar til at styringsgruppens medlemmer er usikre på hvordan de kan hjelpe prosjektlederen. Hovedsakelig fordi rollene er uklare, og derfor er det usikkerhet rundt medlemmenes autorisasjon i forhold til å ta affære. Undersøkelsen viste at til tross for at virksomheter og prosjekter er forskjellige, møter styringsgruppene ofte de samme utfordringene.

Når prestisje vinner over lyst.

46% av de spurte mente at de ikke reelt sett har tid til å inngå i styringsgruppearbeidet. Det kan være et kjempeproblem for prosjektene. Ettersom det anses som prestisjefylt å være med i en styringsgruppe, og mange forbinder det med makt og ansvar, sier mange ja takk når tilbudet kommer – til tross for en allerede trang timeplan.

De sier de har nok tid – mest sannsynlig fordi de ser det som en billett til å avansere i hierarkiet – men vet de overhodet om de har nok tid? … – Deltager.

Undersøkelsen vitner blant annet om at det er en utfordring i virksomhetene, at medlemmene ikke dukker opp til styringsgruppemøtene eller melder forfall i siste øyeblikk. En useriøsitet og en indikasjon på manglede engasjement, som smitter av i styregruppen.

Hva er den riktige størrelsen på en god styringsgruppe?

Det kan være vanskelig å ta beslutninger hvis man er for mange om beslutningen. 68% mente at det mest optimale antallet i en styringsgruppe er 3-4 medlemmer.

Det er oppsettet bak styringsgruppen som er det viktigste. Beslutningene som tas i styringsgruppen, skal være realistiske for personene som beslutningene involverer og som ikke er en del av styringsgruppen, altså medlemmene … – Deltager.

Til enhver tid bør en prosjektleder være i stand til å svare på spørsmålene: hvem består prosjektgruppen av? Har alle mine prosjektdeltagere en leder? Står det klokkeklart hvem som har ansvaret når det oppstår konflikter eller utfordringer? Prosjektets utvikling og suksess avhenger i stor grad av at styringsgruppen er med fra start, får avklart og presisert de forskjellige rollene, samt avklart hvilke ansvarsområder det innebærer.

Det kan være hensiktsmessig å skifte ut noen av styringsgruppemedlemmene gjennom prosjektets faser. På denne måten vil styringsgruppen hele tiden være avhengig av å kjenne prosjektets aktuelle status. For mange prosjekter er det en fordel å ha en driftsleder eller en ansvarlig for vedlikehold med i styringsgruppen; en som skal overta produktet som er med fra start til slutt. Den viktigste kompetansen er at man har en helhetsforståelse og ikke kun kjenner til en del av prosjektet. Dette medvirker til at man forstår konsekvensene for prosjektet, avhandlinger og beslutninger som blir tatt i styringsgruppen.