Hvordan planlegger du det nye året over nett?

Digital planlegging og prosjektarbeid – hva gjør du? 

Da Norge stengte ned i våres som følge av Covid-19, var det mange som så for seg at dette ikke skulle vare så lenge og man videreførte i stor grad de planene man allerede hadde. Dette ble også underbygget når samfunnet igjen åpnet i sommer, og vi begynte å møtes på kontoret igjen i september.  

Nå er situasjonen en litt annen for mange, og vi er igjen pent plassert på hjemmekontor. Men, vi nærmer oss med stormskritt årsskiftet – et tidspunkt der mange har kick-off med kommunikasjon av planene for året. I disse dager ville mange organisasjoner, divisjoner og avdelinger normalt lagt planene for neste år.

Der vi for en måned siden tenkte dette kunne gjøres på et korona-tilpasset arbeidsmøte, må vi nå gjøre dette på Teams, Zoom eller andre måter.  

Kan denne planleggingen la seg gjøre på en god måte?

En god nyhet er at: det kan det! Du kan ikke gjøre det helt som før, og gjennomføringen må tilpasses den digitale plattformens styrker og svakheter. Men gjør du noen tilpasninger så blir det et kanskje like bra resultat som før – og kanskje bedre. 

Tilpass møtets varighet og legg heller inn flere, kortere møter

To dager med 8-timers samlinger og felles måltider underveis fungerer ikke så godt på nett. Erfaringen er at Teams–møter som varer lenger enn 2 timer er tungt (det er det vel kanskje på kontoret også?). Tenk derfor igjennom prosessen du pleier å ha, og del den opp i flere kortere diskusjonsbolker.  

Legg inn individuelle oppgaver mellom møtene

Kreative diskusjoner er en viktig del av en planleggingsprosess. Der får alle mulighet til å ta ordet og henge Post-its på tavlen – noen mer og flere enn andre. Det er mulig å gjennomføre kreative seanser på digitale flater også, men det kan være hensiktsmessig å justere litt på opplegget. Der man normalt vil gå fra en innledning til en kreativ diskusjon, kan det i digitale møter være en fordel å ta innledningen i ett kort møte, som avsluttes med å definere den kreative oppgaven og be alle gi sine innspill («gule lapper») og sende det inn til en i gruppen som sammenstiller de. På neste diskusjonsmøte tar man så utgangspunkt i sammenstillingen og diskuterer den. Da er både mye tid spart, og de introverte kan komme lettere frem med sine innspill blant ekstroverte. Det er altså både tids- og måleffektivt. 

Sett av tid til gode forberedelser

De tidseffektive digitale møtene medfører at man raskere kommer fra de «kreative» gule lappene til dokumenter som kan presenteres for flere. Det krever mer forberedelse av grunnlag for diskusjonen i forkant av hvert enkelt møte, så pek ut en eller to som får ansvar for å holde prosessen i tømmene.

De får ansvar for å sikre at møtene blir forberedt godt og sammenstiller individuelle bidrag. Dette sikrer mer konkrete og spissede diskusjoner og handlingsplaner. 

Legg inn et overraskende bidrag fra noen eksterne.

Dette kan være en kunde, kollega eller en fra en annen organisasjon som har relevant erfaring. Det fine med digitale møter er at den eksterne kan delta på en enkel og effektiv måte. Passer det å ta det live er det det beste – da kan man stille spørsmål og få en bedre dynamikk, men går ikke det er et tapet innlegg eller intervju et rimelig godt alternativ.

Det er kanskje lettere å få til dette digitalt enn det var å få til fysisk før mars – krever mindre tid enn det man måtte legge til grunn da. 

Gjør noe hyggelig sammen

Lag små, morsomme utfordringer som de ansatte lett kan delta i. Lag en møtebingo, få alle til å komme med sitt beste podcast-, serie- eller filmtips. Her kan man være kreativ. 

Om savnet av felles middag eller frokost blir for stort så går det an å bestille f.eks. frokost fra Morgenlevering.no slik at alle får en god og hyggelig start på dagen.