Slik lykkes du med digitale møter

Mennesker er den viktigste ressursen vi har – vi har ingen å miste. Vi står derfor sammen med resten av næringslivet ved å holde avstand.

Utfordringen ligger i å holde hjulene i gang på best mulig måte selv om de fleste av oss nå må jobbe på nye måter. Vi i Peak er privilegerte ved at vi har god erfaring med å holde og gjennomføre digitale møter. Vår visjon er å omsette strategier og planer til handlinger og resultater sammen med kundene våre. Derfor deler vi nå våre beste tips og triks for å lykkes med digitale møter. 

Før møtet

1. Sett agendaen: Gjør det tydelig for deltakerne hva som er bakgrunnen for møtet og hva som skal skje i møtet. På denne måten kan deltakerne selv vurdere hvor relevant det er å stille. Ofte kaller vi inn flere personer enn hva som er strengt tatt nødvendig. Vi ønsker selvsagt ikke å ekskludere noen. Noen har flere møter enn andre og noen ganger kolliderer møtene. En god agenda gjør det lettere å prioritere mellom møter, eller be om en utsettelse av møtet. Er deltakelse valgfri er det fint å informere om dette. Ikke godta en møteinnkallelse uten agenda!
2. Sett forventningene til deltakerne: Få frem hva du ønsker deltakerne skal bidra med i møtet. Er det noen du vil skal dele noe er det fint å forberede vedkommende. Ønsker du innspill på konkrete spørsmål eller problemstillinger i møtet? Legg ved eller link til materiale du ønsker at deltakerne skal sette seg inn i på forkant.
3. Sett realistisk møtepåminnelse: Med standardinnstilling i Outlook får deltakerne en påminnelse 15 minutter før møtet begynner. Dette er ofte litt for god tid som resulterer at mange tenker «jeg rekker å gjøre en siste ting før møtet starter». Det er lett å undervurdere hvor lang tid en oppgave tar. Dermed risikerer du å være dypt inni andre tanker og komme for sent. Det er bedre å få en påminnelse 5 til 10 minutter før møtet starter. Da rekker du å avslutte det du holder på med og eventuelt gjøre siste forferdelser – som å fylle på kaffekoppen, gå på toalettet, eller se over agendaen en siste gang.
4. Tenk nøye gjennom møtetiden: Trenger vi virkelig 60 minutter? Setter du av en time så bruker dere den tiden. Derimot kan mye løses på 30 til 45 minutter – spesielt når agendaen er klar og deltakerne er forberedt. Husk at elektroniske møter kan være ganske tunge å sitte lenge i. Det kan være bedre å ha 2 kortere møter samme dag enn ett langt møte. Særlig i disse tider gir det mulighet til å håndtere barna og få en liten benstrekk. (En god idé er alltid å legge inn en buffer på 5 til 10 minutter mellom møtene. Det er ikke realistisk at et nytt møte skal starte samtidig som det forrige møtet avsluttes. Da gir du deltakerne mulighet til å forberede seg til eventuelt neste møte. – dette er vel et generelt punkt – lettere å kjøre back til back remote en fysisk pga null i avstand)
5. Aksepter eller avvis: Når du får en møteinnkallelse er det viktig å gi arrangøren tilbakemelding på om du kommer eller ikke. Unngår du å svare risikerer du å skape frustrasjon hos de andre deltakerne som blir usikre på om de skal starte møtet eller vente på at du skal dukke opp.
6. Test videoutstyret: Vi har alle vært med i videomøter hvor en eller flere sliter med både mikrofon, høyttalere, video, osv. For de fleste kan det unngås ved å teste og fikse problemet på forhånd. Er du usikker på om utstyret fungerer slik det skal? Ring opp en kollega i forkant av møtet og sjekk. Han eller hun er nok bare glad for å hjelpe. Alle bør bruke eget headsett med mikrofon for å unngå ekko.
7. Forbered hjelpemidler til å få fremdrift i møtet: Skal man f.eks. diskutere mulige alternativer løsninger for ulike områder er det greit å ha satt opp en matrise som kan vises til deltagerne. Det vil være substitutt for tavle / white board, og er også grunnlaget for oppsummeringen av møtet. Krever litt forberedelse, men svært effektiv i og i etterkant av møtet.
8. Snakk med barna om at du skal ha et møte, og finn gjerne en aktivitet de kan underholdes med til møtet er over: Det er ikke alltid like enkelt for barna å forstå at selv om mamma eller pappa er hjemme må de likevel jobbe. En god forklaring og en distraksjon kan ofte være løsningen.

Under møtet 

1. Vær punktlig: Å komme presist til møter er alltid viktig, men kanskje ekstra viktig når man sitter på videosamtale. Ingen liker å sitte å vente på å komme gjennom på telefonen, det samme gjelder i digitale møter. Når det er sagt er det viktig å ha forståelse for at flere sitter hjemme sammen med resten av familien sin. Spesielt vanskelig kan det være for små barn å forstå hvorfor plutselig mamma eller pappa skal jobbe hjemme.
2. Ikke sitt sammen: En god huskeregel er «alle på nett, eller ingen». For å likestille alle deltakerne bør det ikke være noen som sitter fysisk sammen mens andre er på video. Da er det veldig lett å bli passiv og ikke delta i diskusjonen som foregår rundt bordet. I en situasjon hvor noen er på kontoret mens andre er hjemme er det bedre at alle setter seg på plassen sin med sitt eget headsett. Da er vi alle likestilte og vil oppleve bedre involvering fra alle.
3. Skru på video: Det er fint å se ansiktene til de man snakker til. Det gjør at møtet blir mer engasjerende og du vil sannsynligvis gi mer av deg selv. Dersom det er mange deltakere på et videomøte kan det gå utover kapasiteten, og lydkvaliteten kan bli dårlig. Da kan det være lurt å ta av video etter at man har tatt en hilserunde.
4. Skru av mikrofonen dersom det er en del lyd rundt deg: Husk å skru på mikrofonen når du skal snakke;-). Chat fungerer også godt som kanal for å stille spørsmål og legge inn kommentarer til de andre i møtet.
5. Start med en «runde rundt bordet»: Start møtet med en kort runde rundt bordet. Det er lett å bli passiv i et digitalt møte når vi ikke sitter fysisk tilstede. Terskelen for å ta ordet kan være høyere, spesielt fordi det er vanskeligere å finne de naturlige stedene å hoppe inn i samtalen på. En hilserunde bidrar til å aktivere alle deltakerne tidlig i samtalen og gjør det lette å ta ordet senere i møtet. Slik unngår man at det bare bli noen som snakker mens andre er passive.
   Tre gode spørsmål alle bør besvare er
   «Hvordan har du det i dag?»
   «Hva er dine forventninger til møtet?»
   «Er det noe som hindrer deg fra å være mentalt tilstede i samtalen?»
6. Følg agendaen: Det er store sjanser for at dere har glemt noe av det som skal diskuteres i møtet. Det er sannsynligvis flere dager siden innkalling ble sendt. Da er det fint å støtte seg på den flotte agendaen som ligger i møteinnkallelsen.
7. Ta notater: Avtal hvem som tar notater. Man trenger ikke en full protokoll over hva som ble sagt men få ned de viktigste diskusjonspunktene og hva som ble avtalt. Den som noterer kan gjerne dele sin skjerm, slik at alle ser hva som noteres og kommentere på det ved behov.
8. Fordel oppgaver til neste gang. Bruk siste minuttene av møtet til å bli enige om hva som må gjøres frem til neste møte.
9. Ta pauser: Kortere intervaller er anbefale da det kan være utfordrende med lange møter over pc-skjermen. Pauser er viktig, og her finnens det MANGE tilnærminger. Det viktigste er å finne en som funker for dere sammen som et team og som gagner oppgaven. Et godt tips er å strekke på bena. Det kan være greit å avtale dette i starten av møtet for forutsigbarhet for deltakerne.

Etter møtet

1. Skriv referat: Ta utgangspunkt i notatene og skriv et kort referat. Hva ble vi enige om? Hva må undersøkes nærmere? Det gjør det lettere å følge opp og dele hva som ble avtalt med de som ikke var tilstede. Eller: Send ut det som er notert i møtet og be om tilbakemeldinger.