Økt strategisk gjennomføringskraft med effektiv porteføljestyring

Har ditt selskap mange tiltak og prosjekter som ønskes gjennomført, men samtidig opplever at dere ikke klarer å gjennomføre det dere ønsker? Da bør du lese videre nedenfor. 

Bakgrunn

Et selskap må kontinuerlig utvikle seg for å møte nye kundebehov, konkurranse, makroøkonomiske utfordringer, reguleringer og høy innovasjonstakt. Flere selskaper opplever derfor et høyt press på forretningsutvikling. Det blir stadig mer kritisk å gjennomføre de riktige prosjektene opp mot virksomhetens strategiske mål. Den store endringstakten i næringslivet gjør at god styring av utviklingsprosjekter blir en nøkkelfaktor for at virksomheten lykkes med sine strategiske ambisjoner.

Mange fallgruver

Det er mange forhold som kan utfordre arbeidet med å realisere strategiske ambisjoner. Utviklingsoppgaver konkurrerer med endring og omstilling i vanlig drift, forvaltning og andre linjeoppgaver. I mange tilfeller benyttes de samme kritiske ressursene på flere initiativer samtidig med svak oppfølging av arbeidsfordelingen. Manglende oppfølging fra ledelsen kan dermed føre til forsinkelse i leveranser, at ikke-bærekraftige prosjekter blir drevet for lenge, og at synergier og avhengigheter i porteføljen ikke blir utnyttet. De potensielle fallgruvene ved manglende eller svak porteføljestyring er mange.  

Kort oppsummert er noen av de mest kritiske forholdene mangel på ledelsesforankring og prioritering av oppgaver, tett fulgt av en svakt sammensatt portefølje av utviklingsinitiativer, dårlig ressursallokering og ineffektiv kapasitetsplanlegging.  Vi finner ofte at det er mangel på en helhetlig porteføljestyring som gjør arbeidet med utvikling krevende. Det er viktig at det etableres en balanse mellom kapasitet som rettes mot organisatoriske endringer og «business as usual».  

Formålet med en godt sammensatt utviklingsportefølje er å ta selskapet fra hva det er i dag, til en ønsket fremtidig posisjon.

Så, hvordan kan ledelsen ta grep som sikrer gjennomføringen av de strategiske prosjektene, samtidig som løpende drift ivaretas? 

Peaks erfaring er at løsningen ligger i å etablere en enkel porteføljestyringsmodell, som gir ledelsen en struktur for å identifisere de sentrale tiltaksområdene for å realisere strategien, samt finne den rette balansen mellom pågående aktiviteter og nye initiativer.  

Hva er egentlig porteføljestyring?

Vår definisjon av porteføljestyring er en prosess som etablerer ensartethet, transparens og synlighet om prosjekter og initiativ, deres prioritering og bidrag til oppnåelse av forretningsmål. Porteføljestyringen gir organisasjonen en metode for å maksimere sin måloppnåelse innen sine til enhver tid gitte ressursrammer. Konkret består dette i å etablere styringsprinsipper og en strukturert prosess med tilhørende rolle og ansvarsdeling som synliggjør tiltakenes bidrag til å nå forretningsmål og forventet ressursinnsats, skape oversikt over organisasjonens kapasitet og et godt beslutningsgrunnlag for å velge ut de viktigste prosjektene og sikre at disse gjennomføres. 

Porteføljestyringsmodellen kan oppsummeres som i figuren under.  

Nøkkelen til god porteføljestyring

Nøkkelelementer i porteføljestyringsmodellen er ledergruppen, porteføljestyringsforum og prosjektene.

Ledergruppen må aktivt ta ansvar for å sette retningen. De er essensielle i arbeidet med å prioritere og beslutte at de rette prosjektene igangsettes med nødvendig kapasitet.

Porteføljestyringsforumet er den koordinerende funksjonen på tvers av organisasjonen. På den ene siden skal de sikre at nye tiltak evalueres opp mot førende prioriteringer og at det etableres beslutningsgrunnlag med tilhørende anbefalinger før det løftes til beslutningstaker. Mens de på den andre siden har et ansvar for å følge opp fremdrift i eksisterende prosjekter og gevinstrealisering.

Den utøvende enheten, prosjektorganisasjonen, har et ansvar for at prosjektene drives innenfor de gitte rammer og at eventuelle utfordringer rapporteres.  

En innføring av porteføljestyring må alltid balanseres mot selskapets interne behov og forutsetninger, noe vi i Peak har unik kompetanse i å bistå med. 

Les mer om hvordan Peak kan hjelpe dere her.