Undervurdér ikke din projektplanlægning

Undersøgelsen om Projekt- og porteføljeledelse peger på tre elementer, der kan bidrage til succes i dit projekt. Denne artikel er den tredje og sidste i rækken, og vi skal behandle et kerneområde inden for projektledelse – nemlig planlægning. Hvis du vil læse mere om undersøgelsen og artikelserien, så kan du finde de tre første artikler her, downloade Rapport: Projekt- og porteføljeledelse i DK og i faktaboksen nedenfor.

Det fremgår af undersøgelsen, at de succesfulde projekter typisk planlægger for 3-4 uger (14 %), et kvartal (34 %) og for hele udførelsesperioden (38 %). Planlægningshorisonten på 3-4 uger passer godt med et agilt projekt, mens planer for et kvartal og hele udførelsesperioden rammer ind i en mere klassisk projektgennemførsel med anvendelse af en overordnet projektplan og så en mere detaljeret faseplan.

De 34% og 38 % er ikke overraskende. Vi ved fra en række beslutningstagere på øverste ledelsesniveau, at der er behov for at kende hele tidshorisonten ud fra overordnede aktiviteter og milepæle. Ligeledes er det meget udbredt, at den overordnede tidsplan løbende omsættes til en mere detaljeret tidsplan til eksekvering i selve projektet. Her fortæller flere, at de benytter alt fra visuelle værktøjer, MS project til Excel til at have deres detaljerede planer i.

“Vi bruger overblik i Excel som bliver tilpasset, når virkeligheden rammer” – Respondent fra undersøgelsen

Der, hvor vi kan blive overrasket, er ved at kigge på undersøgelsens resultater ved formalisering. Her fremgår det, at der kun i 63 % af projekterne findes en opdateret projektplan. Vi kan vende det om og sige, at 37 % af projekterne i større eller mindre grad ikke er i stand til at redegøre for, om de følger deres plan, og om de evt. har overskredet deres tolerancer.

Hvad skyldes det forhold? Måske kan det til dels tilskrives, at planlægningen er meget fremherskende i opstart- og analysefasen, da det er her projektets business case, tidshorisont, omkostninger og andre centrale projektvariabler estimeres og besluttes. Derefter indtræder projektet i en gennemførselsfase, og her peger undersøgelsen på, at formål og kvalitet kommer mere i fokus. Projektplanen kan således blive trængt lidt i baggrunden.

Projektleder, pas på tiden!

Undersøgelsen viser også, at vi ikke er så gode til planlægning. Når vi kigger på projekternes succes, så er Tid det element, der scorer absolut lavest i forhold til Formål, Kvalitet og Budget. Blot 40 % af projekterne leverer inden for deres tidsplan.

På trods af de lidt hårde odds, så er Tid og planlægning en afgørende disciplin inden for projektledelse. Planlægning skaber fundamentet for projektets gennemførsel, og som projektleder skal du være i kontrol med din plan. Arbejd om muligt med planer med forskellige tidshorisonter og afstem detaljeringsgraden derefter. Sørg for, at tidsplanen holdes opdateret – selv i en travl og foranderlig projekthverdag.

Om Undersøgelse af projekt- og porteføljeledelse i Danmark

Undersøgelsen er lavet i samarbejde mellem Peak Consulting Group og Institut for Virksomhedsledelse ved Syddansk Universitet. Undersøgelsen er den første af sin art i Danmark, og det empiriske grundlag er højt med 287 komplette besvarelser fra private virksomheder og offentlige institutioner. Du kan finde undersøgelsen her: Rapport: Projekt- og porteføljeledelse i DK.

Undersøgelsen peger på tre forhold, der kan give dit projekt succes: Erfaringsopsamling, samarbejde og planlægning. Hvert emne behandles i en selvstændig artikel.