Sådan får du succes med din projektledelse

Vi har i samarbejde med Syddansk Universitet lavet en undersøgelse af projekt- og porteføljeledelse i Danmark.

Undersøgelsen er den første af sin slags i Danmark, hvor porteføljeledelsesområdet også tages med. Det empiriske grundlag er højt med mere end 300 komplette besvarelser fra både private virksomheder (65 %) og offentlige organisationer (35 %).

Vi har dermed et solidt grundlag for at tage temperaturen på projektniveauet og modenheden i Danmark og samtidig at slå ned på, hvilke faktorer der kan være afgørende for at sikre succes i dit projekt.

Med denne artikel starter vi med at dykke ned i undersøgelsens resultater, og artiklens fokus vil være på emnerne Projektsucces og Formalisering. I løbet af sensommeren og efteråret 2023 vil der blive udgivet yderligere artikler, der hver især zoomer ind på tre centrale elementer til succes – nemlig Erfaringsopsamling, Samarbejdsformer og Planlægning.

Hvis du har lyst, kan du downloade undersøgelsen her (link skal indsættes).

Vores to første emner har fokus på, hvornår et projekt har succes, og hvor formaliseret projekterne er jf. undersøgelsen.

Projektsucces

Svært at fastlægge og opfattelserne er forskellige

Undersøgelsen konkluderer, at det er svært at lægge sig fast på, hvor succesfuldt et projekt har været. Det kan dels være svært at måle og dels afhænge af succeskriterierne. Tilgangen i undersøgelsen er dog at kigge på summen af succes ved projektafslutning og succes med at opfylde projektets formål på længere sigt.

Projekternes succes er opdelt i fire hovedkategorier, i parentes kan du se succesopfyldelsen i procent blandt respondenterne i undersøgelsen.

Det fremgår, at projekterne scorer højt på Formål og Kvalitet, mens Budget og Tid scorer lavere. I et overordnet perspektiv kan vi udlede, at vi generelt er dygtige til at beskrive og fastholde projektets indhold og kvalitet, mens vi undervurderer omkostningerne, og at vi er for tidsoptimistiske i vores planlægning.

Et interessant aspekt i undersøgelsen er de væsentlige forskelle der findes i succesopfattelsen mellem de involverede parter. Særligt interessant er det at se forskellen i succesopfattelse mellem projektejer og styregruppemedlem og så projektledere. I Formål scorer projektejer og styregruppemedlem hele 76 %, mens det kun er 55% af projektlederne. Den samme tendens ses vedr. Budget, hvor det igen er hele 72% mod 51 %. Det tyder således på, at projektfortællingen ændrer karakter til det bedre i de højere luftlag!

Vi skal i de kommende artikler se nærmere på, hvilke metoder og tiltag, der sikrer en høj projektscore.

Formalisering

Der er en høj projektmodenhed i Danmark!

Undersøgelsen viser også, hvor formaliseret projekterne er. Her måles der på hvor udbredt og hvor dygtige vi er til at anvende en projektmetode/model med definerede standarder, processer og dokumenter.

Der er blevet målt på følgende seks parametre:

Her kan vi bryste os af at ligge på et generelt højt niveau. Formalisering er en afgørende faktor for, at projekter kan gennemføres kontrolleret og med et klart målbillede. Den høje score kan bl.a. tilskrives en villighed til kompetenceudvikling, herunder certificeringer og i offentligt regi en udbredt anvendelse af Statens IT-model.  

Formaliseringen vidner om, at der er en høj grad af projektmodenhed. De private respondenter scorer lidt højere på opdatering af projektplaner og fremdriftsrapportering, mens de offentlige organisationer scorer højere på et godkendt projektgrundlag.  

Som mange ved, så kan en for ensidig fokus på processer og dokumentation blive kontraproduktiv med effektivitetstab og forsinkelser til følge. Det er derfor vigtigt, at aktørerne i et projekt også har evnerne og erfaringerne til at finde den rette balance mellem på den ene side metode og proces og så hverdagens pragmatisme. Især projektlederen og projektejeren indtager en centrale rolle heri.

Hvis der skal kommes lidt malurt i bægeret, så er det overraskende, at der kun i 63 % af projekterne findes en opdateret projektplan. Vi kan jo, sat lidt på spidsen sige, at 37 % af projekterne ikke kan svare for sig, om de kan levere inden for Tid. Her er der nok en sammenhæng til de 40 %, som vi så under Tid vedr. Projektsucces ovenfor.   

Vores næste artikel vil handle om, hvorfor Erfaringsopsamling er en vigtig parameter for at sikre et projekt succes.