6 udfordringer (og løsninger) i anskaffelsesprojekter

Du kender sikkert ordsproget ”Al begyndelse er svær”. Men hvis du har en smule erfaring med anskaffelsesprojekter (og projekter generelt), så ved du sikkert også, at det ikke nødvendigvis kun er opstarten, der kan være problematisk. Faktisk kan hele projektets livscyklus være præget af udfordringer lige fra behovet opstår, til en leverance skal idriftsættes.

Særligt nogle udfordringer går igen på tværs af organisationer og virksomheder. Heldigvis kan de foregribes med et grundigt forarbejde. Men det kræver, at I ved, hvor I skal sætte ind og hvornår. Vores konsulent Inge Hansen kommer her med de 6 klassiske udfordringer i anskaffelsesprojekter – og ikke mindst hvordan I kommer dem til livs!

1. I er uenige om jeres scope

Måske tror du, at alle selvfølgelig er helt enige om, hvad der er, I skal levere i projektet. Og det er I nok også i grove træk. Men så snart I bevæger jer ned på detaljeplanet, opdager du, at I faktisk er rivende uenige om, hvordan I bedst løser projektets udfordringer. Og det går op for dig, at I måske slet ikke er så enige om, hvad det egentlige problem i virkeligheden er, og hvad det er, I skal have leveret.

Løsning: Skab en fælles forståelse for projektet og fastlæg en ramme. Ja, det virker banalt, men sørg for at få afklaret de divergerende opfattelser allerede fra starten. Det gør du ved at rammesætte projektet på en måde, så ingen er i tvivl om hverken output, den forventede tidsramme, omfang og afgrænsning samt ressourcer til rådighed. Det sikrer, at alle interessenters forventninger mødes bedst muligt, inden I begynder at finde leverandører.

2. I får ikke det bedste udbytte af investeringen

Jeres kendskab til markedet er højst sandsynligt farvet af den viden, I har fra jeres nuværende eller tidligere leverandører. Det kan risikere at indsnævre jeres afsøgning af markedet, og dermed føre til en leverandøraftale, der ikke giver jer fuldt udbytte.

Løsning: Lær hele markedet at kende. Sørg for at lave en bredt funderet markedsafdækning, der ikke kun baserer sig på forbindelser med en tidligere leverandør. Så får I kendskab til både hvad markedet kan levere generelt, og hvilke løsninger der giver det største udbytte for lige netop jeres investering. Dette øger også kendskabet til jeres projekt ude på markedet og kan motivere flere leverandører til at byde på opgaven. Dermed øger I også konkurrencen.

3. Der er uenigheder om leverancen

Den rigtige leverandør er nu fundet. Men lige som I tror, at nu kan I begynde at gå i gang, viser det sig, at I er meget uenige om, hvad det overhovedet er, de skal levere – og ikke mindst hvor meget. For mens leverandøren tror, det kun handler om selve anskaffelsen, har I en forventning om uddannelse og tests som en del af leverancen. Eller også er det lige omvendt. Uanset hvad, kan I risikere at stå i en kontrakt, som ikke leverer præcis det, I har brug for.

Løsning: Lav en (meget) udførlig kravspecifikation. Der må ikke være én uløftet sten, eller et eneste element, I ikke har vendt sammen. Husk, at det, der ikke står specificeret i kontrakten, er leverandøren ikke forpligtet til at levere til jer. De kan desuden også være begrænset i at levere det jf. udbudslovens krav om konkurrenceudsættelse. Så det er virkelig en god investering af tid og ressourcer at få sammensat en skudtæt kravsspecifikation.

4. Implementeringen falder mellem to stole

Leverancens implementeringsomfang og kompleksitet varierer meget fra projekt til projekt. Og det er desværre ikke altid, at det er helt oplagt, hvem der varetager hvad. Det kan i værste fald ende med, at ingen tager rigtigt ejerskab, og at der derfor ikke bliver tilrettelagt den ønskede implementering af leverancen.

Løsning: Få implementeringen afklaret allerede i kravsætningen. Allerede ved kravsætningen skal I have gjort jer overvejelser om de elementer, der skal indgå i implementeringen: vandfald/agil, test, kvalitet, ændringshåndtering etc. Står leverandøren for implementeringen, er det desuden en god idé at stille krav til løbende at kunne verificere fremdrift og retning. Det kan fx være krav til pilotering eller krav om ret til inspektion og deltagelse i testforløb.

5. Der sker fejl i overgangen til drift

Hvis du ikke modtager andet end mailen: ”Nu er projektet færdigt og overgår til drift”, så er der gået noget galt. Idriftsættelsen skal ikke komme som en overraskelse for jer som kunder, men tværtimod indføres over en overgangsfase, hvor drift og projekt sammen foretager overlevering i en styret proces. Det kræver selvfølgelig grundig planlægning, som I skal kunne prioritere.

Løsning: Involvér drift tidligt i projektet. Lav en liste af kriterier, som skal opfyldes inden idriftsættelse. Det kan fx være uddannelse eller vedligeholdelsesplan m.m. Det er en rigtig god idé at gøre det til et krav i kontrakten at leverandøren skal involvere drift tidligt i projektet, så de kan rådgive om, hvordan idriftsættelsen kan håndteres. På den måde undgår alle at blive taget på sengen, når idriftsættelsen skal begynde.

6. Det gode samarbejde bliver udfordret

Et godt samarbejde er ikke kun kendetegnet ved den gode stemning mellem jer og leverandøren. Det handler i høj grad også om, hvordan I håndterer det, når der uundgåeligt opstår større eller mindre problemstillinger i samarbejdet. Det kan blive en langhåret affære, hvis ikke I har taget forbehold for det ved samarbejdets start.

Løsning: Indbyg foranstaltninger i kontrakten. Sørg for, at kontrakten sikrer en klar fordeling af roller og ansvar mellem kunde og leverandør i hele kontraktens løbetid. Så kender alle omfanget af deres forpligtelser, og de konsekvenser, det får, hvis aftalte betingelser ikke opfyldes. Kontrakten skal også rumme krav til bl.a. mødeaktiviteter og rapportering, så I kan minimere eskalering af problemstillinger. Det giver jer en klar protokol for, hvordan I tackler problemerne løbende.

Har du brug for rådgivning?

I Peak har vi hands-on erfaring med hele livscyklussen projekter om materiel og it-anskaffelser. Står du over for et anskaffelsesprojekt, og har du brug for ekstern rådgivning i fx markedsafdækning, kravspecifikationen, kontraktstyring eller andet, står vi klar til at hjælpe dig!