Skab sammenhold og indsigt med erfaringsopsamling

Undersøgelsen om Projekt- og porteføljeledelse peger på tre elementer, der vil bidrage til succes i dit projekt. Vi skal i den første af tre artikler beskæftige os med Erfaringsopsamling. Hvis du vil læse mere om undersøgelsen og selve artikelserien, så kan du læse den første artikel her, i rapporten Projekt- og porteføljeledelse i DK eller i faktaboksen nedenfor.

Erfaring er det navn, vi giver vores fejltagelser, citat af den irske forfatter Oscar Wilde

Hvorfor denne måske lidt nedslående indledning? Jo, den taler ind i den problemstilling, som mange af os nok genkender. Vi bryder os ikke om at tale om negative erfaringer, og fejl bliver set som noget dårligt.

Vi er heldigvis blevet klogere inden for de sidste par årtier – også inden for projektledelse. Flere organisationer italesætter deres fejl for at skabe en kultur, hvor man kan sænke paraderne og lære af sine fejl. Det er i sådanne kulturer, at projektorganisationer modnes.
Dette bekræftes af vores undersøgelse, der viser, at erfaringsopsamling indgår i flertallet af vores projekter:

• 32 % gør det løbende,
• 10 % på planlægningsmøder og
• 33 %, når projektet er afsluttet.

Det tyder på, at der er en stor vilje til at lære af sine erfaringer – gode såvel som dårlige – og opsamle viden i projekterne.

“Vi laver løbende erfaringsopsamling i selve teamet og årlige på tværs af teams” – respondent

Udbredelsen af erfaringsopsamling kan bl.a. tilskrives inspiration fra de agile metoder og deres fokus på løbende erfaringsopsamling (retrospectives) og inkorporering af erfaringerne. I undersøgelsen kan vi se, at 46 % svarer, at de lytter til hinanden og diskuterer erfaringerne for at lære af dem, mens 23 % tager erfaringsopsamlingen et skridt videre, og indarbejder dem i processer, der deles bredt i organisationen.

4 råd til god erfaringsopsamling

På baggrund af vores arbejde med rapporten samt de udsagn, respondenterne har givet os, har vi opstillet 4 anbefalinger til at få det bedst mulige udbytte af erfaringsopsamling:

1. Erfaringsopsamling skal ske løbende og ikke kun i afslutningen af et projekt. Er du i et delvist agilt projekt, så indpas det til de enkelte sprints, og er du i et mere klassisk projekt, så find et tidspunkt, hvor det giver mening. Det kan fx være halvvejs og i slutningen af en fase, eller ud fra løbende kontrolpunkter.
   
   
2. Gennemfør strukturerede erfaringsopsamlinger. Der findes et væld af metoder og værktøjer, så vælg det, der passer dig og din projektgruppe bedst. Det er også en måde at få alle engageret på.
   
   
3. Et erfaringsopsamlingsmøde kan i sig selv være givende for samarbejdet og sammenholdet i projektet, da det kan give en god dialog og skabe større indsigt i hinandens udfordringer. Husk dog at møderne skal gennemføres i en konstruktiv atmosfære, så deltagerne har lyst til at åbne op og bidrage. Hvis du kan, så få evt. en kollega uden for projektet til at facilitere nogle af møderne.
   
   
4. Den reelle værdi kommer først, når I opsamler, behandler og indarbejder jeres erfaringer. Helt grundlæggende så skal der være etableret processer, der sikrer denne erfaringsopsamling, fx ved registrering, ejerskab og opfølgning.
   
   

I de løbende erfaringsopsamlinger vil der typisk være fokus på eksekvering af selve projektet, mens der i den afsluttende projektevaluering vil være fokus på læring og erfaringer, som hele organisationen skal kunne lære og drage nytte af. Det kan fx være opfyldelse af business case, overholdelse af tidsplan, samarbejde i projektet og med en evt. leverandør, samt hvor godt den eksisterende projektmodel fungerede i forhold til projektet.

Om Undersøgelse af Projekt og porteføljeledelse i Danmark

Undersøgelsen er lavet i samarbejde mellem Peak Consulting Group og Institut for Virksomhedsledelse ved Syddansk Universitet. Undersøgelsen er den første af sin art i Danmark, og det empiriske grundlag er højt med 287 komplette besvarelser fra private virksomheder og offentlige institutioner. Du kan finde undersøgelsen her: Rapport: Projekt- og porteføljeledelse i DK.

Undersøgelsen peger på tre forhold, der kan give dit projekt succes: Erfaringsopsamling, samarbejde og planlægning. Hvert emne behandles i en selvstændig artikel.