Kom sikkert i gang med Næste generation Digital Post

I november 2021 lancerer Digitaliseringsstyrelsen en ny løsning til Digital Post. Grundideen er den samme som tidligere og mulighederne er i det store hele de samme – plus lidt til. Men hvor stiller det jer som myndighed? Hvilke valg skal de foretage, og hvilke muligheder kan de gribe i processen?

Digital Post blev i årene 2013 og 2014 obligatorisk for virksomheder og borgere. Det krævede en omfattende omlægning af systemer og arbejdsgange – og for mange myndigheder var det en hård tørn. Læren var, at det er svært at få overblikket, og at djævelen (som ofte) er i detaljen. Kommunikation med borger og virksomheder er en alvorlig sag, og det kan have alvorlige konsekvenser, hvis den Digitale Post ikke kommer frem. Og netop den risiko er markant større denne gang end sidst.

Efter den sidste succesfulde omlægning til Digital Post er brug af fysiske breve ikke på samme måde en gangbar plan B. Digital Post er nemlig blevet almindeligt accepteret – ja ligefrem et første valg blandt mange borgere og virksomheder.

Det betyder, at alle myndigheder står over for en beslutning om, hvordan opgaven skal løses. Skal der etableres et større tværgående projekt, eller er det en opgave, der let kan håndteres af it-driftsafdelingen og af myndighedens systemleverandører?

Der findes naturligvis ikke ét klart svar på dette spørgsmål. Det afhænger af situationen i dag – og af jeres ambitionsniveau hvad angår digital kommunikation. En sikker overgang til den nye løsning er under alle omstændigheder et must – og jeres valg af strategi bør baseres på en afvejning af gevinster og risici.

Den nye løsning – kort fortalt

Det ”nye” i løsningen er grundlæggende, at den udvikles og ejes af det offentlige og ikke er baseret på e-Boks-løsningen. Det betyder bl.a., at system-integrationerne ændres, så de ikke længere afspejler e-Boks-logik, at data om fx kontaktmuligheder kan løsrives, og at der er funktionalitet fra den private del af e-Boks-løsningen, der udgår.

Med det offentlige ejerskab følger også en anden betalingsmodel og bedre muligheder for kommunikation mellem myndigheder. Det er slut med ”digital porto” for at sende meddelelser og myndigheder kan nu frit bruge løsningen. Det betyder, at hensynet til en god og modtagerorienteret kommunikation kan sættes i centrum, uanset om I kommunikerer med borgere, virksomheder eller andre myndigheder.

Overgang til den nye løsning

Digitaliseringsstyrelsen har igangsat et tværgående implementeringsprojekt for alle myndigheder, og der er udarbejdet kompetente støtteværktøjer, vejledninger og netværksfora. Som led heri skal alle myndigheder indmelde en kontaktperson og I får adgang til et system, der giver overblik over de opgaver, der skal udføres.

Inden november 2021 er der krav om, at alle offentlige myndigheder, der anvender digital post:

• Opretter en ny ”kontaktstruktur”, enten baseret på det eksisterende kontakthierarki fra e-Boks, men anbefalet en borgerrettet og emnebaseret oversigt der matcher brugergrupper internt i myndigheden.
• Anskaffer sin egen digitale postkasse og sit eget interne digitale fordelingssystem for de myndigheder, som ikke i dag har en sådan løsning. Den nye Digital Post-løsning er ikke længere en postkasse i sig selv, men et ”bud” der bringer post til myndighedens egen postkasse. Myndigheden skal herfra fordele posten til myndighedens egne medarbejdere.
• Omdirigerer afsendersystemerne, så de ”peger” på den nye Digital Post-løsning.
• Omlægger adgange til den nye teknisk model for rettighedsstyring
• Afdækker om myndigheden anvender nogle af de features fra e-Boks, som ikke videreføres i den nye løsning, og finder erstatninger for disse features
• Overvejer de muligheder, som den nye løsning bringer og nøje overveje om myndigheden kan tåle at være fastlåst i præcis det setup som myndigheden anvender i perioden frem til myndigheden over-går til det nye meddelelsesformat (se næste afsnit).

På den længere bane:

Fra november 2023 skal systemerne ikke bare ”pege” på den nye løsning, de skal også omlægges, så de anvender formatet i den nye løsning. Det nye format kaldes ”MeMo”. Det betyder for det første, at der skal ske tekniske ændringer af afsendersystemerne. Her skal I indgå aftaler med leverandørerne for at få udviklet den del.

Den nye Digital Post løsning kommer også med nye muligheder for jer. Blandt andet giver løsningen mulighed for at ”fremhæve” vigtige informationer for modtageren. Det kan fx være oplysninger om en tidsfrist eller en aftale. I den nye løsning er der også særligt fokus på, at I medsender information, der hjælper større organisationer (virksomheder og andre myndigheder) med at automatisere den interne fordeling af den Digitale Post.

For at anvende de nye muligheder, skal der udvikles yderligere i jeres fagsystemer. Det kan have konsekvenser for både jer og modtagerne, hvis ikke de nye features tages i brug i jeres breve. Så er der nemlig risiko for, at modtageren overser brevene fordi vedkommende har vænnet sig til, at fx breve med frister bliver fremhævet i indbakken.

Kom sikkert over på den nye løsning

Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en god hjælpepakke, men i sidste ende er det jer som myndighed, der har ansvaret for at sikre, at overgangen forløber gnidningsfrit og at den Digitale Post fortsat afsendes og modtages problemfrit hen over lanceringen af det nye system. Om projektet er stort eller småt afhænger af jeres situation og ambitionsniveau. Start derfor i god tid med en foranalyse:

1. Skab overblik

Lav et overblik over myndighedens nuværende kommunikation med Digital Post.

Overblikket er en forudsætning for, at I senere kan lægge en specifik plan for, hvordan jeres komplette afsendelse og modtagelse af den Digitale Post overgår til den nye løsning. I nogle tilfælde vil skiftet være helt uproblematisk; fx hvis I anvender systemer og leverandører, der sikrer en problemfri overgang til den nye løsning.

Eller også skal skiftet ske ved en styret og systematisk inddragelse af systemleverandører, samt jeres egne it-folk og brugere.

Men skiftet kan også betyde, at der grundlæggende er behov for nye løsninger, der fx kan modtage og fordele den indgående digitale post. I så fald skal der være tid til at afklare behov og anskaffe og implementere de nye løsninger.

2. Fastlæg jeres ambitionsniveau

Skal skiftet mere eller mindre ske 1:1? Eller skal der ske en forbedring i fx processerne for håndtering af post eller i kommunikationen med borgerne?

Her kommer gevinster og risici ind i billedet. Nye løsninger skal være på plads og I skal være klar til de nye løsninger, inden den nye Digital Post løsning lanceres.

3. Læg en plan

Læg en plan der sikrer, at I har tid til at nå de opgaver, der tager lang tid. Sørg også for at planen sikrer, at der inddrages relevante brugere og leverandører i en sikker overgang.

4. Skab god projektstyring

Etabler projekt og styring, der matcher opgaven. Anvendelsen af Digital Post er vokset ”organisk” over de sidste 10 år, og der er sjældent i myndighederne et fuldt billede af, hvordan løsningen anvendes i dag.

Overgangen til den nye løsning skal være gnidningsfri og sikker. Analysen er nøglen til at sikre, at overgangen forløber sikkert og uden unødigt træk på de sparsomme it- og projektressourcer, der skal løfte andre vigtige projekter på digitaliseringsområdet.