Brug markedet, og vær en god kunde

Tiden er løbet fra udbud med langstrakte udbudsforløb og detaljerede kravspecifikationer. Der er stigende forventninger til effektivisering – også når det handler om udbud.

Både i den offentlige og private sektor er der kortere tid og færre ressourcer til at få etableret nye løsninger til forretningen, uanset om det drejer sig om anskaffelse af nye systemer eller om outsourcing af it-drift. Det stiller nye krav til dig, der vil være en god kunde.

Den traditionelle tilgang har været at udarbejde lange, detaljerede kravspecifikationer, som leverandørerne efterfølgende skulle dechifrere og vurdere i forhold til, hvordan de kunne opfylde, hvad der var nødvendigt for at komme i vinderposition til udbuddet.

Selv visse private virksomheder, som ikke er underlagt udbudslovgivningen, har over tid vist en tendens til at udforme udbud med lignende karakteristika og forløb – på trods af, at de har alle muligheder for dialog med leverandørerne.

Bevares, der er naturligvis eksempler, hvor en løsning er helt unik og derfor skal udtænkes og udvikles helt fra bunden.

MEN hvorfor som standard bruge måneder på at kravspecificere noget, som kan opfyldes af leverandørens standardløsning, og som er 80% “godt nok”?

Kravspecificering

Kravspecificering er ofte fordyrende, da leverandørerne bliver nødt til at tilføje ekstra omkostninger i deres business case, når de skal tilpasse deres løsninger til præcis at kunne opfylde mindstekrav eller indfri andre fordyrende krav. Spørgsmålet er derfor, hvad kan gøres anderledes? Og hvad kan I som kunder gøre for at komme i mål på en mere effektiv måde?

Vores anbefaling er: Prioritér jeres behov og brug markedet!

Bliv skarp på jeres behov og prioriteter dem inden indkøbsprocessen starter.

Gå i dialog med markedet. Leverandørerne har i stort omfang udviklet standardiserede løsninger for både driftsydelser og forskellige applikationer, som kan være byggesten i jeres nye løsning. Det giver mening at undersøge hvad markedet tilbyder, via markedsdialog og RFI-proces for at forstå hvordan eksisterende løsninger matcher netop jeres behov.

For at blive klogere på cost drivers og fordyrende krav, samt for at vurdere om det nu ER et essentielt krav, som I er villige til at betale ekstra for – eller om det blot er nice-to-have.

Derudover får I et mere detaljeret indtryk af leverandørerne – hvem kan man se sig arbejde sammen med i flere år? Fastlæg de kontraktuelle rammer og juridiske virkemidler på en måde, som understøtter det I ønsker som kunder.

Omfanget

Overvej i hvilket omfang I mener, at en høj bod vil holde leverandøren ekstraordinært på tæerne, eller i hvilket omgang leverandørens processer garanterer den aftalte kvalitet i leverancerne.

Over tid har vi set stadigt mere skærpede kontraktbestemmelser f.eks. bods- og erstatnings-regimer, som leverandørerne skal acceptere for at blive udvalgt som fremtidig leverandør.

Stramme bods regimer indregner leverandøren i priserne, og du som kunde håber, at de aldrig kommer i anvendelse. Det handler om at finde den rette balance, hvor kontrakten sikrer, at I modtager den ønskede leverance til rette tid og i aftalt kvalitet, uden at ende med at betale for høj pris. Kom i gang med at bruge markedet nu Lovgivning, retningslinjer og erfaringer understøtter en bedre udnyttelse af markedet i udbudsprocessen, så kom i gang med at bruge de nye muligheder!

SKI aftalen

Er man en offentlig kunde, giver den nye udbudslov fra 2016 mulighed for en dialogbaseret tilgang til udbud i form af ’udbud med forhandling’ og ’konkurrencepræget dialog’ samt ’innovationspartnerskaber’, hvor udvikling af en løsning og indkøbet er tænkt sammen i ét samlet udbud.

Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har netop etableret ny rammeaftale for IT-drift (02.22), hvor kunderne har mulighed for at gå i mini-udbud for at få løsningsforslag som kan indfri kundens forretningsmæssige mål – ovenikøbet med indbygget resultatforpligtelse fra leverandørens side.

Private kunder har rig mulighed for at gå i dialog med leverandørerne for at afklare hvad markedet tilbyder. Det er vores erfaring, at det er muligt at gennemføre accelereret udbudsforløb med iterativ kravspecificering og dialog med leverandørerne, og på den måde skabe den rette balance mellem indfrielse af forretningens behov og de tekniske leverancer. Tiden er inde til at kaste enten livrem eller seler, men lad ikke frygten for fejl blive større end lysten til succes!