Vurdér projektets kompleksitet som det første!

Når projektets kompleksitet skal vurderes, sker det med den hensigt at fastlægge, hvilken ledelsesindsats projektet kræver. Det er ikke altid lige nemt, og derfor har Dansk Projektledelse skabt en behjælpelig metode.

Sejler man i en fiskekutter, kræver det blot en lille motor at sikre retning, men skal man derimod styre en færge, kræves en kraftigere motor. Det skyldes ikke nødvendigvis, at færgen er større, men at processerne er mere komplekse.

Om man er kaptajn på havet eller projektleder i en organisation, så er der mindst ét scenarie, som udspiller sig ens; dét at man altid fra start bør sikre, at den rette person med de nødvendige kompetencer står ved roret.

Ellers risikerer man at støde på grund, og så må man starte forfra – men det kan nemt undgås, hvis kompleksiteten vurderes som det første.

Hvordan vurderer man projektets kompleksitet?

Succesfulde projekter er båret af projektledere med et kompetenceniveau, der matcher projektets kompleksitet.

Det kommer næppe som en overraskelse, at der er en klar forbindelse dér.

Hvad der til gengæld godt kan komme som en overraskelse for mange, er, hvilke parametre der bør måles på, når den person, som skal stå i spidsen for projektet, skal udvælges.

For at gøre det nemmere har Dansk Projektledelse udarbejdet et værktøj, der hjælper med at definere projektets sværhedsgrad, så projektleder og projekt nemt kan matches.

Hvorfor overhovedet vurdere kompleksiteten – skal man ikke bare i gang?

Guleroden ved at vurdere projektets kompleksitet som noget af det første, viser sig blandt andet ved et mindsket ressourcespild. For ved at sikre at den rette projektleder tilknyttes projektet fra start til slut slipper man for en udskiftning undervejs og undgår derved dobbeltarbejde og forvirring i projektet.

Selve metoden

Metoden er et værktøj, der kan anvendes som en måleenhed til at vurdere projektets kompleksitet.

Det sker ved, at man ud fra ti parametre, der omhandler projektets omgivelser, organisationen og ledelsen, vurderer projektet på en skala fra 1-4:

1. Ikke komplekst projekt
2. Mindre komplekst projekt
3. Komplekst projekt
4. Meget komplekst projekt

Afslutningsvis udregnes projektets totale kompleksitet, ved at tage gennemsnittet af de ti vurderinger.

Det er uanset et projekts sværhedsgrad en håndgribelig metode at anvende, og den kan have en stor indvirkning på selve slutresultatet, fordi den sikrer retning ved at sørge for, at projektet kommer godt fra start af med den rette person ved roret, som hverken er under eller overkvalificeret til at løse opgaven.

Værktøjet kan med fordel anvendes i dialog med projektejeren og styregruppen samt bidrage til at få afdækket og drøftet projektets kompleksitet yderligere, da det nemt kan medvirke til at få identificeret områder i projektet, som nogle opfatter som enkle og andre som komplekse.

Herved bliver der skabt en synlig dialog om de forskellige vurderinger.

Det er vigtigt at huske på, at vurderingen altid vil være subjektiv, hvorfor graden af kompleksitet altid vil variere afhængigt af, hvem der står bag. Uanset hvad er metoden dog et godt udgangspunkt for alle projekter.

Du kan læse meget mere om projektets kompleksitet i Projektlederens Formelsamling.