Skab et effektivt projektsamarbejde anno 2023

Undersøgelsen om Projekt- og porteføljeledelse peger på tre elementer, der kan bidrage til succes i dit projekt. Denne artikel er nummer to i rækken, og emnet er, hvordan du kan skabe en god og effektiv samarbejdsform. Hvis du vil læse mere om undersøgelsen og artikelserien, så kan du finde de to første artikler her, downloade Rapport: Projekt- og porteføljeledelse i DK og i faktaboksen nedenfor.

Der findes nok ikke to projekter, hvor samarbejdsformen er helt ens! Det handler jo om mennesker, men også om det muliges kunst med allokeringer, lokaler og samarbejde med linjeorganisationen. Kompleksiteten er desuden blevet yderligere forøget med udbredelsen af distancearbejde efter COVID-19 og introduktionen af en række digitale samarbejdsløsninger.

Udviklingen stiller nye krav til projektteamet og især til projektlederen. Sidstnævnte skal nu også håndtere distanceledelse, hybride møder (fysisk og virtuelt) og kunne anvende forskellige digitale løsninger.

Hvis vi ser nærmere på vores omfattende undersøgelse om projekt- og porteføljeledelse, så fremgår det, at co-location (det at arbejde fysisk sammen) prioriteres af 44 % og anvendelse af at visuelle værktøjer – analoge (60 %) og online (65 %) – er meget udbredt. Det fremgår endvidere, at det mest er private virksomheder, der benytter sig af co-location, hvilket måske skyldes, at de er bedre til at stille krav til deres medarbejdere om fysisk fremmøde.

“Vi er overrasket over, at det fysiske møde betyder så meget” – Respondent fra undersøgelsen

Er co-location vigtig for dit projekts succes? Hvis vi retter blikket mod projektledelsesmetoden Half Double, der har vundet indpas i både den private og offentlige sektor, så er svaret et klart Ja. Co-location er afgørende for en reduktion af gennemløbstid og en forbedring af projektets kvalitet. Alene det at være tæt på hinanden er en vigtig nøgle til at sikre intensitet, kommunikation, fremdrift og flow. Hvis det kombineres med en minimumsallokering på 50 % af kernemedlemmer, virtuelle virkemidler samt en lettilgængelig og aktiv ledelse, så er du godt på vej til succes.

Co-location kan være lettere sagt end gjort

Men hvad gør vi så med hjemmearbejdsdage, og de projektmedlemmer, der arbejder i Aalborg, Kolding og Krakow? De kommer jo ikke forbi tre dage om ugen. Her er det indledningsvist vigtigt, at du som projektleder får organiseret dit projekt med kernemedlemmer, der kan mødes fysisk. Det er også vigtigt, at I finder ud af, hvornår hele projektet skal mødes fysisk, og hvornår det er tilstrækkeligt at mødes og arbejde virtuelt. Omkring det virtuelle så findes der flere løsninger, hvor det er muligt at planlægge og samarbejde i realtid.  

Det kan være svært at insistere på fysisk fremmøde, og nogle gange er du på bagkant som projektleder, da det er svært blot at få ressourcer. Det er derfor vigtigt, at der er en ledelsesmæssig opbakning til co-location, og at du som projektleder forvalter dit ledelsesmæssige mandat klogt. Tag derfor dialogen med din projektgruppe – hvornår har jeg brug for jeres fysiske tilstedeværelse – og hvilke virtuelle digitale redskaber kan vi bruge? Husk at du som projektleder ikke skal have alle svarene, så inddrag din projektgruppe. Og hvis du møder modstand, så konsulter din projektejer og evt. styregruppe for at få deres råd og vejledning.

Om Undersøgelse af projekt- og porteføljeledelse i Danmark

Undersøgelsen er lavet i samarbejde mellem Peak Consulting Group og Institut for Virksomhedsledelse ved Syddansk Universitet. Undersøgelsen er den første af sin art i Danmark, og det empiriske grundlag er højt med 287 komplette besvarelser fra private virksomheder og offentlige institutioner. Du kan finde undersøgelsen her: Rapport: Projekt- og porteføljeledelse i DK.

Undersøgelsen peger på tre forhold, der kan give dit projekt succes: Erfaringsopsamling, samarbejde og planlægning. Hvert emne behandles i en selvstændig artikel.