Sådan førte Half Double ny værdi til Nexel

I januar 2022 inviterede vi Kenneth William Johansen og Grane Gregaard Rasmussen forbi til en snak om projekt ’Bifrost’, som de begge har været travlt beskæftiget med det seneste års tid. Snakken gik på deres erfaringer med at benytte Half Double i Bifrost, og blev sendt som et live webinar. Du kan tilgå optagelsen fra webinaret på denne side, eller læse pointerne opsummeret i artiklen her.

Bifrostprojektet har på kort tid skabt synlige besparelser og engagement, som afspejles i resultaterne fra løbende pulstjek – et værktøj fra Half Double. Ydermere er Bifrost lykkes med at integrere forandringsledelsesmodellen ’ADKAR’ i projektet, og herved ikke blot at fortælle folk hvad de skal, men også motivere medarbejdere og ledere til at engagere sig i Bifrost.

Hvad er Bifrost?

Det er et integrationsprojekt af to driftsselskaber, der tilsammen udgør den nye virksomhed ’Nexel’.
Projektet består af projektejer Anders Vikkelsø, direktør i Nexel, en styregruppe og et kerneteam bestående af konsulenter fra forretningen, kommunikation, HR m.m.
500 medarbejdere bliver igennem to år påvirket af projektet, enten som deltagere i Bifrost,  gennem workshops, eller gennem nye arbejdsrutiner.

Kenneth William Johansen, programleder på Bifrost, havde allerede inden projektstart en klar idé om, at Bifrost skulle køre som en hybrid mellem traditionelle og agile projektledelsesmetoder. Kenneths motivation for denne tilgang var at udnytte synergierne mellem de to driftsselskaber og fremme en adfærd, der bygger på erfaringsdeling, konstant læring og arbejdet med løbende forbedringer i Nexel.
Derfor valgte Kenneth at køre projektet ud fra Half Double projektmetodologien. En metodologi der i grove træk handler om at skabe den dobbelte effekt på den halve tid.

Dobbelt effekt på den halve tid med Half Double

Half Double er et tiltag, der blev startet i 2013 blandt passionerede projektfolk i Danmark. Det blev igangsat ud fra et ønske om at gøre op med det høje antal af projekter, der fejler, ikke opnår de ønskede effekter eller går over tid.
Half Double metodologien har nogle af de største universiteter i Danmark i ryggen, og metodologien har dertil et netværk på over 1000 medlemmer, samt et institut, Half Double Institute, som flere større danske virksomheder b.la. Peak Consulting Group er en del af.

Half Double er en hybrid mellem traditionel og agil projektledelse og kan brydes ned til tre kerneelementer: Effekt, fremdrift og lederskab.
Det betyder mere fokus på effekt og mindre fokus på leverance. Mindre fokus på optimering af ressourcer og mere fokus på fremdrift i projektet. Og så ønsker Half Double at minimere fokus på administration af systemer og i stedet øge fokus på aktiv involvering fra ledelse, samt på personledelse og forbedringskultur.

Kerneteam dedikerer deres tid til projektet
Bifrost køres i 2021 som 10 piloter af hver otte ugers varighed. Piloterne grupperes i ’bølger’ bestående af tre til fire piloter hver især. Bølgerne har en fast rytme og aktivitet integreret.
Ugen starter ud med, at der om mandagen koordineres på tværs af piloter, og der udveksles lessons learned. Konstante evalueringer, løbende pulstjek m.m. danner ramme for en helt ny kultur i Nexel, hvor læring og forbedring er i højsædet. Den kultur, der ønskes skabt med Bifrost, er inspireret af den agile tankegang, og er et af de elementer fra den agile verden, som er mest fremtrædende i Half Double metodologien. Tirsdage og onsdage er afsat til workshops med forretningen, herunder involverede afdelingsledere. Det har betydet, at alle som udgangspunkt skal være fysisk på kontoret mandag, tirsdag og onsdag.
Et af de elementer, der er med til at sikre fremdrift, er, at kerneteamet i Bifrost er allokeret 60-100% til projektet, hvilket bidrager til at holde motivationen høj hos deltagerne.
Principperne om co-location og tidsallokering er vigtige elementer i Half Double, der skal sikre et godt samarbejde i projektet. Desuden skal kerneteamets medlemmer allokere mere end 50% af deres tid til projektet. Alt dette er vigtige elementer til at sikre maksimal effekt på kortest tid.

Effektkortets betydning i Bifrost
Bifrost sikrer effekt ved konstant anvendelse af effektkort og effektlandskab, så alt der evalueres og måles i piloterne tager udgangspunkt i effektkortet.
Et grundelement i Half Double er at tilpasse rammeværket til den lokale kontekst. Lokal tilpasning har været et stort fokus i Bifrost, hvor man har haft fokus på tre typer effekter: effektiviseringer i form af besparelser, kvalitet og service, samt trivsel.

Projektejer skal gå forrest og vise vejen
Det element, som Kenneth stod mest fast på under projektets opstart, var lederskab. For at projektet kunne lykkes som planlagt, krævede det nemlig engagement og aktiv involvering fra den øverste ledelse i virksomheden. Det krævede også, at projektejeren, direktør Anders Vikkelsø, skulle stille sig op på talerstolen og vise vejen for sine ansatte.
Det må siges at være lykkes i Bifrost. I starten var direktøren på besøg en halv time hver anden uge, men det blev efterhånden ændret til hver sjette uge og nogle gange mere ad hoc, i takt med, at kerneteamets behov for dialog med ledelsen blev mindre. Udover den direkte involvering fra projektejer er der faste styregruppemøder med deltagelse af funktionschefer. Det hjælper til, at det altid er muligt for projektet at komme i kontakt med ledere og chefer, når behovet opstår.

En helt ny kultur, adfærd og ADKAR
I Bifrost har der været en opgave med at integrere forandringsledelse i projektet. Den nye måde at arbejde på har nemlig krævet – og kræver fortsat – en kulturændring i Nexel. Det blev derfor tidligt besluttet at integrere forandringsledelsesmodellen, ADKAR, i Half Double. ADKAR modellen hjælper til at give struktur til den menneskelige side af forandringer.
ADKAR er en forkortelse af fem elementer, som mennesker skal igennem for at opnå en succesfuld forandring. Derfor har man i Bifrost bl.a. lavet fem videoer, der korresponderer med de fem elementer. Videoerne er blevet en bærende del af den brede kommunikation til Nexel. Yderligere anvendes ADKAR modellen i kommunikations- og træningsaktiviteter til de medarbejder, der har kolleger, der deltager i pilotprojekter.