Øg din projektfremdrift ved brug af disse enkle værktøjer

Ønsket om fremdrift præger alle projekter. Desværre er det ikke alle, der formår at skabe eller kommunikere den potentielle fremdrift i et givent projekt. Læs, hvordan du bruger Half Double-metodologiens konkrete værktøjer til at skabe dokumenteret fremdrift i dit projekt.

Det skaber øjeblikkelig fremdrift, at projektdeltagere arbejder for projektet i samme tidsrum, uanset om det er med fysisk eller virtuelt fremmøde. Det gør kommunikationen mellem deltagere hurtigere og mere enkel. Det er det udsagn, vi ofte hører fra vores kunder. Men i mange organisationer er det en velkendt udfordring, at de fleste projektdeltagere er nøgleressourcer. Det betyder, at de besidder kompetencer, som er unikke for dem, eller som ganske få medarbejdere i organisationen har. Det kan gøre det meget svært at allokere medarbejdere 100% til projektarbejde, da deres kompetencer ofte også er nødvendige i forhold til driften eller forretningen. Derfor er det vigtigt, at samarbejdet i projekter foregår så effektivt som muligt og uden spildtid. Half Double-metodologien sikrer nogle værktøjer og principper, der kan imødekomme og minimere denne udfordring. 

Skab fremdrift med disse 3 værktøjer

I Half Doubles struktur er der defineret tre kerneelementer Fremdrift, Effekt og Lederskab med hver deres gruppe af værktøjer og metoder. Kerneelementet Fremdrift benytter følgende tre værktøjer:

• Co-location
• Visuel planlægning
• Fast takt i nøglehændelser

Skab tilstedeværelse, og minimér ineffektive dialoger

Start med at udpege en delmængde af projektgruppen som kerneteamet. Det er de projektdeltagere, som typisk er ansvarlige for leverancer i projektet, eller besidder en nøglefunktion i organisationen. Deres rolle eller titel i projektet er fx projektleder, delprojektleder, tovholder, testmanager, productowner eller scrummaster. Disse deltagere skal være allokeret mindst 50% til projektet på samme dage i ugen. Allerede med dette tiltag, vil du højst sandsynligt opleve et markant boost i projektets udførsel. I Half Double er den form for allokering nemlig en præmis, og ikke noget, som projektledere skal argumentere med detaljerede estimater over deltagernes konkrete opgaver i projektet for at få til at ske.

Når du har fået dit kerneteam allokeret minimum 50%, er næste udfordring typisk at få et projektlokale til projektet, så der reelt er tale om co-allokation. Denne udfordring blev bekræftet af deltagerne på vores webinar, hvor kun 20% kunne svare ja til, at det er nemt at få et fast projektlokale. Det er også en udfordring, som vi møder hos mange kunder, nemlig at antallet af mødelokaler er begrænset og ikke umiddelbart kan tildeles permanent til enkelte projekter. Derfor kan du være nødt til at tænke kreativt for at kunne skabe de faste projektrammer. Det kan fx være, at projektet sidder samlet forenden i et storrumskontor. Eller at I tager online værktøjer i brug, så projektrummet bliver virtuelt.

Selvom det kan være svært at skabe det fælles projekt, ser vi ofte, at det netop er en af de nøglefaktorer, der kan have stor betydning for projektets fremdrift.  Det skyldes, at den fælles lokation ofte betyder, at der kommer meget fokus på projektets aktiviteter fremfor hverdagens driftsopgaver.

Skab det faste taktslag

Det andet værktøj under Fremdrift kan ved første øjekast forveksles med en klassisk mødekalender for projektets møder. Men det er mere end det! Først og fremmest ligger forskellen i den periode, som kalenderen dækker. Den traditionelle mødekalender dækker typisk flere måneder, eller halvt til et helt år. Half Doubles kalenderværktøj, som kaldes for Nøgletakt, dækker kun den periode, som projektets sprint består af.

I Half Double lægges op til at et sprint typisk er på 4 uger.  Men vi har ved flere lejligheder set lokal tilpasning på netop dette område for at sikre, at projekters sprint er i takt med organisationens andre projekter og aktiviteter. Her kan varigheden af et sprint aftales til fx 2 eller 3 uger. Uanset spintets varighed, er det vigtige ved brugen af det faste taktslag over nøglehændelser, at den revurderes efter hvert sprint. På den måde tager I i teamet stilling til, hvilke møder som giver mening at have, og hvilke der bør droppes.

Nøgletakt er særledes nyttig, når du vil skabe sammenhæng og fokus på vigtige milepæle, leverancer og styregruppemøder. To af de mødetyper, vi ofte ser, giver god værdi, er et møde hver anden uge og et dagligt morgenmøde. Morgenmødet er for kerneteamets medlemmer med gennemgang og koordinering af projektets opgaver og udfordringer. Det skaber en involvering af deltagerne og forståelse for hinandens opgaver, og hvor der skal ske koordinering for at få dem til at lykkedes. På det andet møde er projektejeren tilstede i projektrummet og gennemgår projektets løsning sammen med kerneteamet. På den måde kommer projektejeren tæt ind på livet af projektet og kerneteamet, hvilket giver bedre ledelsesmæssig indsigt og forståelse for håndtering af udfordringer og problemstillinger.

Vi kan kun anbefale, at du ser nærmere på værktøjerne under kerneelement fremdrift, hvis du ønsker at blive inspireret af projektværktøjer, der skaber hastighed og intensitet i projektets udførsel.