Hov! Er det dét samarbejde jeg har købt?

Man skal have papirerne i orden, give og tage lidt undervejs og kunne se et perspektiv med at være sammen, men ligesom ægteskaber, går samarbejdet mellem kunde og leverandør ikke altid som forventet. Og det kan koste dyrt.

Rettidig investering i samarbejdet kan derfor være en god forretning. Det handler simpelthen om at tale sammen om de ting, man hver især tager for givet. Det er ofte en lang og sej proces at sætte et it-system i udbud og indgå et nyt samarbejde med en leverandør.

Der skal skrives udbudsmateriale, vælges leverandør(er) og så videre. Selvom det sker efter alle kunstens regler, kan det alligevel ende med et andet samarbejde, end det man havde forestillet sig. I værste fald et dårligere samarbejde, og så bliver kræfterne brugt på meget andet end at skabe resultater og indhente de forventede gevinster ved et nyt system.

Min erfaring er, at det giver værdi og har positiv effekt på resultaterne, hvis vi tager selve samarbejdet ligeså alvorligt som økonomien og den formelle kontrakt. Spørgsmålet er, hvordan kan vi arbejde systematisk med det gode samarbejde – og er vi parate, både som kunder og leverandører, til at investere i det gode samarbejde?

I have a dream – men hvilken?

Det er måske lidt højtideligt, at have en drøm eller vision for et kunde-leverandørsamarbejde. Men det virker. En vision motiverer og sætter retning. Også når der er tale om it-udvikling. Der er jo en grund til, at der bliver brugt ressourcer på at udvikle og vedligeholde it-systemer.

Et it-system er sjældent en isoleret størrelse, men indgår som led i en strategi. Systemet skal bidrage til at opnå noget. Det skal give gevinst, og det kan være et skridt på vejen til at udvikle en forretning, forbedre oplevelsen for kunder eller borgere eller opfylde loven.

Hvis det er klart for både leverandør og kunde, hvorfor der bliver specificeret, udviklet og kodet, så giver det et formål med samarbejdet. Derfor skal visionen være tydelig for begge parter. Den skal være ledestjernen og skal genfortælles så ofte som muligt. Det giver en oplevelse af, at kræfterne bliver brugt på at skabe meningsfulde resultater, og det motiverer.

Samarbejde er også en investering

Der er tit størst fokus på kontrakt og økonomi – til at starte med. Men hvis samarbejdet går i hårdknude, bliver kræfterne brugt på at konflikthåndtere og redde trådene ud. Misforståelserne vokser, og fokus bliver taget væk fra at skabe fremdrift og resultater.

Vi taler sjældent om samarbejde som en investering. Men det kan koste dyrt at lade være. Og som så meget andet er det billigere at forebygge end at helbrede. Det er derfor en god ide, så tidligt som muligt at investere i samarbejdet. Det kan gøres gennem workshops, møder og kunde- og brugerbesøg, hvor leverandøren møder forretningen og får en forståelse for den organisation og de brugere, der skal bruge løsningerne.

Det kan også ske ved at sidde fysisk sammen, så skellet mellem leverandøren og kunden bliver mindre markant. Det gør det nemt at drøfte opgaver og udfordringer på en uformel måde – og det skaber tillid. Eller man kan måle trivsel og humør løbende hos leverandør og kunde, så det bliver konkret og naturligt at gøre status med jævne mellemrum.

Vi taler sjældent om samarbejde som en investering, men det kan koste dyrt at lade være, og som så meget andet er det billigere at forebygge end at helbrede.

Er vi gearet til et godt samarbejde?

For tiden er agil udvikling det nye sort. Det er en smart projekttilgang, men agil udvikling er også en ny måde at samarbejde på, og det skal både leverandør og kunde være modne til – eller være parate til at lære – eventuelt sammen!

Uanset om man anvender agile udviklingsmetoder eller ej, kan man godt regne med, at man skal bruge tid og have tålmodighed til, at udvikle en samarbejdsform – sammen. Der kan være brug for nye kompetencer, nye strukturer og nye måder at lede på.

Det kan være nødvendigt at tænke uddannelsesforløb ind undervejs, coaches, eller anden form for assistance, som hjælper læringen på vej. Første skridt er at stille sig selv spørgsmålet; er begge parter klædt på til det nye samarbejde? og så svare ærligt på det.

Danser vi tango eller vals?

Der skal to til en tango, men man danser ikke perfekt fra dag 1. De fleste kan leve med at blive trådt over tæerne en enkelt gang eller to. Men sker det konstant, hober irritationen sig op. Hvis evaluering af samarbejdet systematiseres fra starten, kan meget knas tages i opløbet. Evaluering kan ske på flere niveauer – og det er en god ide at gøre det.

Hvis medarbejdere, projektledere og styregruppemedlemmer jævnligt har det på dagsordenen, bliver det naturligt at tage uenighederne i opløbet, justere undervejs og drøfte, hvordan samarbejdet kan ændres, så alle er tilfredse.

Afgørende for succes

Min påstand er, at samarbejdet med en leverandør er altafgørende for succes. Det bestemmer langt hen ad vejen, om vi får det vi gerne vil have, og om tvisterne bliver løst på en fair måde (for der vil være tvister).

Hvis samarbejdet er i top og alle er glade, er sandsynligheden for at alle gør deres bedste stor – og så kommer resultaterne næsten af sig selv. I jo højere grad, der er tænkt over og planlagt med, at samarbejdet er en investering, jo større er sandsynligheden for succes.

Så får du det, du ønsker dig og bliver ikke overrasket over det samarbejde, du har købt. I jo højere grad der er tænkt over og planlagt ud fra, at samarbejdet er en investering, jo større er sandsynligheden for succes. Så får du det, du ønsker dig og bliver ikke overrasket over det samarbejde, du har købt.