Hvilken beskyttelsesfaktor giver du dit projekt inden ferien?

Ligesom vi beskytter vores hud mod at blive forbrændt i solen, er det nødvendigt at beskytte vores projekt mod at gå i stå i ferien.

Som projektleder ser vi ofte frem til ferieperioder med både længsel og ængstelse. Længsel fordi projektarbejdet ofte er planlagt med deadlines op til ferier, hvor mange ting skal nås og gå op i en højere enhed. Ængstelse fordi der er mange ting, der skal være styr på, så projektet hurtigt kan finde ind i det høje momentum igen og derved ikke miste hastighed og fremdrift, når deltagerne kommer tilbage fra ferie.

Derfor er det vigtigt, at du som projektleder forstår at gøre projektet ferieklar, så projektet mister mindst muligt fremdrift i perioden under og efter ferien. Man giver så at sige sit projekt solcreme på for at klare ferietilstanden. Her er kunsten at finde den rette projektmæssige beskyttelsesfaktor. Og det er ikke ligegyldigt, om du bruger beskyttelsesfaktor 5 eller beskyttelsesfaktor 50 på dine projekter.

Læs mere om vores tilgang til projekter her.

Kend din faktor

De fleste af os har lært at bruge solcreme på den hårde måde. Derfor kender vi vores huds tolerance og ved, hvad den kan tåle og hvornår. Det samme gælder faktisk projekter. Der er ofte en balancegang i, hvor meget du skal gøre som projektleder. og hvornår i projekter det skal gøres. Du skal nemlig finde det passende niveau at ”beskytte dit projekt på” uden at det enten går i stå eller brænder på.

Til det har de fleste projektledere, jeg kender, deres egne to do’s af både store og små ting, som de gerne vil have styr på, inden de tager på sommerferie. 

Det kunne fx være:

• At ferieplanen for alle projektdeltagere og de vigtigste interessenter, som f.eks. styregruppen er opdateret og synlig for alle i projektet
• At der ikke udestår statusrapporter eller referater
• At risikoregistret, ændringslog og beslutningslog er opdateret
• At der er indkaldt til projektmøder efter ferien
• At styregruppen er klar over projektets aktuelle status, samt der er indkaldt til nyt styregruppemøde
• At der er overblik over, hvilke opgaver, der løses, mens der ferie
• At der overblik over hvad der skal ses på, når projektet samlet starter op efter ferien
• At der udsendes en sommerhilsen til alle projektets deltagere og interessenter

Vil du styrke dine projektlederkompetencer? Læs mere her. 

Hvert projekt kræver forskellige tilgange

For mange rutinerede projektledere virker disse punkter som common sense, men ofte glemmer man nogle, eller de nedprioriteres af andre ting. De er  imidlertid vigtige at huske for, at de projektdeltagere, der ikke har sommerferie, fortsat kan arbejde effektivt på projektet. Men også for at sikre, at projektet ikke miskrediteres af rygter pga. manglende information under ferieperioden.

Så lige som du med solcremen skal finde den rette faktor for netop din hud, handler det også om at finde den rette to do til lige netop dit projekt. Der er fx forskel på om projektet er lukket totalt ned, eller om der fortsat arbejdes under ferien, og dermed også, hvor mange forbehold, der skal tages. For meget beskyttelse kan nemlig også give deltagerne det indtryk, at de ikke behøver eller må lave noget, men de andre er på ferie.