6 ting du skal vide, inden du afholder online PI Planning event

Det online PI Planning event bliver aldrig som det analoge. Og måske slet ikke, når det handler om at samle 50-150 mennesker virtuelt. Men det betyder ikke, at du ikke kan skabe samme værdi online, som du kan fysisk – eller måske endda mere! Du skal bare kende til udfordringerne, og hvordan du tilpasser dit event til dem.

Hverdagen kan blive vendt på hovedet overnight. Det erfarede det meste af Danmark onsdag 11. marts 2020, da statsministeren lukkede landet ned som følge af COVID-19. Og selvom mange moderne arbejdspladser heldigvis kan forlade sig på fjernarbejde, kan events som PI Planning og andre større nøglearrangementer lide stort under forsamlingsforbud, smittekæder og lukkede landegrænser. Det lærte de to RTE’er Will Coffey og Nina Budde Hansen fra Ørsted på den hårde måde, da de med 2 dages varsel måtte omlægge deres PI Planning events fra fysiske til virtuelle. På webinaret “Erfaringer med online SAFe® PI Planning” den 26. marts tog vores konsulent Jonas Högstrand en snak med dem om de 6 vigtigste læringer fra første måned af landets lockdown.

1. Værktøjerne skal være på plads

Whiteboards, post-its og flipovers er erstattet med pixels på en skærm.

Og det kan nemt sætte en stopper for strømmen af input og idéer fra teammedlemmerne. Derfor skal du som RTE have helt styr på, hvilke virtuelle værktøjer I skal bruge og hvornår. Bliv fortrolig med online workshop værktøjer som Miro og Mentimeter. Brug Sli.do eller Kahoot til at engagere og sikre løbende feedback. Og sørg for at alle er godt inde i at bruge det agile planlægningsværktøj I har valgt i ARTen, f.eks. Azure DevOps eller Jira.

2. Den individuelle forberedelse skal prioriteres

Der er ikke noget med bare “at møde op” til et online event.

Alle deltagere har et ansvar for, at eventen spiller. Forbered dem på, at de skal have kablet internetforbindelse, stå for egen forplejning og at strømforsyningen skal side i stikket. Det kræver lidt mere praktisk forberedelse for den enkelte, men det er nødvendigt for at få et gnidningsfrit forløb uden knas på forbindelsen eller ufrivillige blackouts.

3. Læg en omfattende plan, og kommunikér den ud

Det kræver nøje koordination at facilitere hundredevis af mennesker virtuelt.

Sørg derfor for at lave en omfattende plan for, hvornår I er i et fælles møderum, og hvornår de enkelte teams skal ud i breakout rooms. Vær desuden god til at kommunikere ud, hvornår ART-medlemmerne og business owners besøger hvilke teams i de enkelte breakout rooms.

4. Online giver større tilgængelighed og bedre forståelse

Selvom afstanden til hinanden er større, kan online PI Planning events bringe det faglige indhold tættere på den enkelte deltager.

Først og fremmest har alle lige vilkår for at deltage, og de individuelle forberedelser sikrer fokuseret, effektiv og uforstyrret PI Planning. Hos Ørsted meldte deltagerne tilbage, at de fandt Program Board langt mere tilgængeligt online, og at de dermed fik en bedre forståelse af helheden.

5. Det uformelle bliver udfordret

Det effektive og fokuserede arbejde kan desværre være på bekostning af den sociale interaktion.

Dette er et vilkår på alle virtuelle sammenkomster, men særligt på et planlægningsevent er det farligt, hvis den uformelle dialog går tabt. Som RTE er det derfor vigtigt at tilrettelægge små gimmicks som afstemninger, lege m.m., der kan sikre et afslappet og uformelt islæt på eventen.

6. Attituden er alt!

En af de største indsigter var, hvor meget den rette indstilling har at sige

En af de største indsigter var, hvor meget den rette indstilling har at sige. Selvom opgaven kan virke uoverskuelig, så er det vigtigt, at alle deltagerne ved, at det selvfølgelig kan lade sig gøre. Det handler bare om at finde ud af hvordan. Her er en ekstra mental øvelse for dig som facilitator at acceptere, at du ikke kan have kontrol over det hele. Når 100 mennesker tjekker ind fra 100 forskellige lokationer, vil der ske uventede ting. Acceptér dem.

Se eller gense webinaret her

Du kan få endnu flere indsigter og tips fra eksperterne selv, når du ser eller genser webinaret Erfaringer med online SAFe® PI planning: