Du kender sikkert ordsproget \u201dAl begyndelse er sv\u00e6r\u201d. Men hvis du har en smule erfaring med anskaffelsesprojekter (og projekter generelt), s\u00e5 ved du sikkert ogs\u00e5, at det ikke n\u00f8dvendigvis kun er opstarten, der kan v\u00e6re problematisk. Faktisk kan hele projektets livscyklus v\u00e6re pr\u00e6get af udfordringer lige fra behovet opst\u00e5r, til en leverance skal idrifts\u00e6ttes.<\/p>\n\n\n\n
S\u00e6rligt nogle udfordringer g\u00e5r igen p\u00e5 tv\u00e6rs af organisationer og virksomheder. Heldigvis kan de foregribes med et grundigt forarbejde. Men det kr\u00e6ver, at I ved, hvor I skal s\u00e6tte ind og hvorn\u00e5r. Vores konsulent Inge Hansen kommer her med de 6 klassiske udfordringer i anskaffelsesprojekter \u2013 og ikke mindst hvordan I kommer dem til livs!<\/p>\n\n\n\n
M\u00e5ske tror du, at alle selvf\u00f8lgelig er helt enige om, hvad der er, I skal levere i projektet. Og det er I nok ogs\u00e5 i grove tr\u00e6k. Men s\u00e5 snart I bev\u00e6ger jer ned p\u00e5 detaljeplanet, opdager du, at I faktisk er rivende uenige om, hvordan I bedst l\u00f8ser projektets udfordringer. Og det g\u00e5r op for dig, at I m\u00e5ske slet ikke er s\u00e5 enige om, hvad det egentlige problem i virkeligheden er, og hvad det er, I skal have leveret.<\/p>\n\n\n\n
L\u00f8sning: <\/strong>Skab en f\u00e6lles forst\u00e5else for projektet og fastl\u00e6g en ramme. Ja, det virker banalt, men s\u00f8rg for at f\u00e5 afklaret de divergerende opfattelser allerede fra starten. Det g\u00f8r du ved at rammes\u00e6tte projektet p\u00e5 en m\u00e5de, s\u00e5 ingen er i tvivl om hverken output, den forventede tidsramme, omfang og afgr\u00e6nsning samt ressourcer til r\u00e5dighed. Det sikrer, at alle interessenters forventninger m\u00f8des bedst muligt, inden I begynder at finde leverand\u00f8rer.<\/p>\n\n\n\n Jeres kendskab til markedet er h\u00f8jst sandsynligt farvet af den viden, I har fra jeres nuv\u00e6rende eller tidligere leverand\u00f8rer. Det kan risikere at indsn\u00e6vre jeres afs\u00f8gning af markedet, og dermed f\u00f8re til en leverand\u00f8raftale, der ikke giver jer fuldt udbytte.<\/p>\n\n\n\n L\u00f8sning: <\/strong>L\u00e6r hele markedet at kende. S\u00f8rg for at lave en bredt funderet markedsafd\u00e6kning, der ikke kun baserer sig p\u00e5 forbindelser med en tidligere leverand\u00f8r. S\u00e5 f\u00e5r I kendskab til b\u00e5de hvad markedet kan levere generelt, og hvilke l\u00f8sninger der giver det st\u00f8rste udbytte for lige netop jeres investering. Dette \u00f8ger ogs\u00e5 kendskabet til jeres projekt ude p\u00e5 markedet og kan motivere flere leverand\u00f8rer til at byde p\u00e5 opgaven. Dermed \u00f8ger I ogs\u00e5 konkurrencen.<\/p>\n\n\n\n Den rigtige leverand\u00f8r er nu fundet. Men lige som I tror, at nu kan I begynde at g\u00e5 i gang, viser det sig, at I er meget uenige om, hvad det overhovedet er, de skal levere \u2013 og ikke mindst hvor meget. For mens leverand\u00f8ren tror, det kun handler om selve anskaffelsen, har I en forventning om uddannelse og tests som en del af leverancen. Eller ogs\u00e5 er det lige omvendt. Uanset hvad, kan I risikere at st\u00e5 i en kontrakt, som ikke leverer pr\u00e6cis det, I har brug for.<\/p>\n\n\n\n L\u00f8sning: <\/strong>Lav en (meget) udf\u00f8rlig kravspecifikation. Der m\u00e5 ikke v\u00e6re \u00e9n ul\u00f8ftet sten, eller et eneste element, I ikke har vendt sammen. Husk, at det, der ikke st\u00e5r specificeret i kontrakten, er leverand\u00f8ren ikke forpligtet til at levere til jer. De kan desuden ogs\u00e5 v\u00e6re begr\u00e6nset i at levere det jf. udbudslovens krav om konkurrenceuds\u00e6ttelse. S\u00e5 det er virkelig en god investering af tid og ressourcer at f\u00e5 sammensat en skudt\u00e6t kravsspecifikation.<\/p>\n\n\n\n Leverancens implementeringsomfang og kompleksitet varierer meget fra projekt til projekt. Og det er desv\u00e6rre ikke altid, at det er helt oplagt, hvem der varetager hvad. Det kan i v\u00e6rste fald ende med, at ingen tager rigtigt ejerskab, og at der derfor ikke bliver tilrettelagt den \u00f8nskede implementering af leverancen.<\/p>\n\n\n\n L\u00f8sning: <\/strong>F\u00e5 implementeringen afklaret allerede i kravs\u00e6tningen. Allerede ved kravs\u00e6tningen skal I have gjort jer overvejelser om de elementer, der skal indg\u00e5 i implementeringen: vandfald\/agil, test, kvalitet, \u00e6ndringsh\u00e5ndtering etc. St\u00e5r leverand\u00f8ren for implementeringen, er det desuden en god id\u00e9 at stille krav til l\u00f8bende at kunne verificere fremdrift og retning. Det kan fx v\u00e6re krav til pilotering eller krav om ret til inspektion og deltagelse i testforl\u00f8b.<\/p>\n\n\n\n Hvis du ikke modtager andet end mailen: \u201dNu er projektet f\u00e6rdigt og overg\u00e5r til drift\u201d, s\u00e5 er der g\u00e5et noget galt. Idrifts\u00e6ttelsen skal ikke komme som en overraskelse for jer som kunder, men tv\u00e6rtimod indf\u00f8res over en overgangsfase, hvor drift og projekt sammen foretager overlevering i en styret proces. Det kr\u00e6ver selvf\u00f8lgelig grundig planl\u00e6gning, som I skal kunne prioritere.<\/p>\n\n\n\n L\u00f8sning: <\/strong>Involv\u00e9r drift tidligt i projektet. Lav en liste af kriterier, som skal opfyldes inden idrifts\u00e6ttelse. Det kan fx v\u00e6re uddannelse eller vedligeholdelsesplan m.m. Det er en rigtig god id\u00e9 at g\u00f8re det til et krav i kontrakten at leverand\u00f8ren skal involvere drift tidligt i projektet, s\u00e5 de kan r\u00e5dgive om, hvordan idrifts\u00e6ttelsen kan h\u00e5ndteres. P\u00e5 den m\u00e5de undg\u00e5r alle at blive taget p\u00e5 sengen, n\u00e5r idrifts\u00e6ttelsen skal begynde.<\/p>\n\n\n\n Et godt samarbejde er ikke kun kendetegnet ved den gode stemning mellem jer og leverand\u00f8ren. Det handler i h\u00f8j grad ogs\u00e5 om, hvordan I h\u00e5ndterer det, n\u00e5r der uundg\u00e5eligt opst\u00e5r st\u00f8rre eller mindre problemstillinger i samarbejdet. Det kan blive en langh\u00e5ret aff\u00e6re, hvis ikke I har taget forbehold for det ved samarbejdets start.<\/p>\n\n\n\n2. I f\u00e5r ikke det bedste udbytte af investeringen<\/h5>\n\n\n\n
3. Der er uenigheder om leverancen<\/h5>\n\n\n\n
4. Implementeringen falder mellem to stole<\/h5>\n\n\n\n
5. Der sker fejl i overgangen til drift<\/h5>\n\n\n\n
6. Det gode samarbejde bliver udfordret<\/h5>\n\n\n\n